Lark Meeting

Lark Meeting – Nền tảng tổ chức cuộc họp trực tuyến đỉnh cao cho doanh nghiệp

120 Lượt xem

Content Writer

Kim Anh

Lark Meeting là sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ và tiện ích, mang đến trải nghiệm cuộc họp trực tuyến tuyệt vời. Được tích hợp vào hệ thống nền tảng Lark, Lark Meeting là lựa chọn hàng đầu cho sự kết nối, hợp tác và phát triển trong kỷ nguyên số hiện nay.

Mời bạn cùng Data Analytics khám phá tất tần tật các lợi ích mà công cụ này mang lại thông qua bài viết dưới đây nhé!

Giới thiệu về Lark Meeting

Lark Meeting – Họp trực tuyến dễ dàng và chất lượng

Lark Meeting là một ứng dụng họp trực tuyến và hội thảo video thuộc nền tảng Lark – một hệ sinh thái công việc và giao tiếp tích hợp được tập đoàn ByteDance ra mắt thị trường năm 2019. Lark Meeting được phát triển để đáp ứng nhu cầu giao tiếp hiệu quả và cộng tác từ xa trong môi trường làm việc ngày càng phát triển với nhiều tính năng kết nối mạnh mẽ, trao đổi thông tin và thực hiện cuộc họp trực tuyến một cách thuận tiện và chất lượng.

Với Lark Meeting, bạn có khả năng tổ chức cuộc họp trực tuyến với nhiều người tham gia từ khắp nơi trên thế giới, bằng cách sử dụng video, âm thanh, dịch tự động và tích hợp chia sẻ màn hình. Ứng dụng này cung cấp các tính năng linh hoạt như chia sẻ tài liệu, ghi chú, thảo luận trực tiếp và quản lý quyền truy cập, giúp tạo ra môi trường làm việc tương tác và chuyên nghiệp.

Lark Meeting - Công cụ họp trực tuyến dễ dàng và tiện lợi
Lark Meeting – Công cụ họp trực tuyến dễ dàng và tiện lợi

Lark Meeting không chỉ là một ứng dụng họp trực tuyến thông thường, mà còn được tích hợp một cách mượt mà với các phần khác của hệ sinh thái Lark như Lark Docs, Lark Messenger và Lark Calendar. Điều này tạo điều kiện cho một trải nghiệm làm việc liền mạch, nâng cao hiệu suất và tạo sự kết nối đáng tin cậy trong môi trường làm việc hiện đại.

⇒ Đọc thêm: Lark là gì? 10 tính năng siêu việt ứng dụng Lark mang lại cho doanh nghiệp

Lark Meeting có sẵn cho tất cả người dùng Lark Suite. Bất cứ ai có tài khoản Lark đều tạo được cuộc họp trực tuyến tối đa 50 người tham gia, thời lượng tối đa 60 phút. Bạn có thể mua các gói Lark Pro và Lark Enterprise, doanh nghiệp, trường học và các tổ chức khác để tận dụng các tính năng nâng cao bao gồm các cuộc họp với tối đa 1.000 người tham gia và kéo dài tới 24 giờ.

Tính năng độc đáo của Lark Meeting

Là một công cụ của “siêu ứng dụng” Lark, Lark Meeting hiển nhiên sẽ cung cấp nhiều tính năng hữu ích từ cơ bản đến nâng cao cho người dùng. Khi trải nghiệm Lark Meeting, bạn sẽ được ưu ái với vô số tính năng dưới đây:

Chia sẻ màn hình: Cho phép chia sẻ nội dung màn hình của bạn, bao gồm ứng dụng, tài liệu và slide thuyết trình, tính năng này sẽ tạo cảm giác trực quan hóa cho người tham dự cuộc họp của bạn

Chat trong cuộc họp: Cung cấp tính năng trò chuyện văn bản trong cuộc họp để gửi tin nhắn, liên kết hoặc tài liệu liên quan. Người tham dự có thể thoải mái trao đổi và đóng góp ý kiến cho một dự án hay chỉnh sửa hạng mục công việc.

Tùy chỉnh hiển thị: Cho phép điều chỉnh giao diện hiển thị cuộc họp, bao gồm chế độ xem toàn bộ, chế độ xem từng người tham gia và chế độ tập trung vào người đang nói. 

Điều khiển cuộc họp: Người chủ trì có thể quản lý cuộc họp, tắt/mở camera và microphone của người tham gia khác, kiểm soát chia sẻ màn hình và quản lý thảo luận.

Ngoài 4 chức năng cơ bản trên của một ứng dụng cuộc họp trực tuyến, Lark Meeting còn gây ấn tượng với người dùng bởi 5 tính năng mang đậm dấu ấn sau:

Tính năng Magic Share: được gọi là Chia sẻ màn hình thông minh, Magic Share cho phép bạn chia sẻ màn hình một cách có chọn lọc những nội dung hoặc cửa sổ làm việc quan trọng. Ngoài ra, bạn còn được chỉnh sửa trực tiếp tài liệu trên màn hình chia sẻ mà không cần phải thao tác qua lại giữa nhiều cửa sổ trình duyệt.

Tính năng Magic Share giúp cuộc họp trở nên mượt mà và đồng nhất
Tính năng Magic Share giúp cuộc họp trở nên mượt mà và đồng nhất

Ví dụ: Theo thường lệ, để chia sẻ file Proposal cho cộng sự cùng xem và chỉnh sửa thì bạn phải mở 2 cửa sổ làm việc. Một là cửa sổ của ứng dụng cuộc họp để chia sẻ màn hình, cửa sổ thứ 2 là file Proposal để bạn thao tác chỉnh sửa.

Đối với nền tảng khác, việc chia sẻ này thường mang tính một chiều, có nghĩa là người tham dự sẽ chỉ được quyền theo dõi và người chủ trì sẽ là người duy nhất trực tiếp chỉnh sửa tài liệu đó từ cửa sổ của mình, điều này gây bất lợi trong việc cộng tác và teamwork, chưa kể người chủ trì sẽ phải chuyển cửa sổ liên tục trong lúc chỉnh sửa file vì không thể thao tác trực tiếp trên ứng dụng cuộc họp.

Với Lark Meeting thì khác, tính năng Magic Share cho phép bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu và chỉnh sửa chúng trực tiếp trên cùng một nền tảng, tất cả người tham dự đều được chủ động chỉnh sửa tài liệu mà không cần phụ thuộc vào người chủ trì. Với Magic Share, tất cả các quy trình họp, chỉnh sửa và hợp nhất sẽ được tối ưu hóa trong một cửa sổ.

⇒ Đọc thêm: Magic Share – Tính năng thần kỳ của nền tảng Lark Meeting

Hệ Effect phong phú cùng chất lượng hình ảnh và âm thanh cao: Với kho Effect của Lark Meeting, người dùng chỉ mất vỏn vẹn 1 phút để make – up trước khi “bước” cuộc họp. Thêm nữa, Lark Meeting còn hỗ trợ chất lượng hình ảnh và âm thanh cao, giúp bạn tạo ra trải nghiệm cuộc họp chất lượng và chuyên nghiệp.

"Bảo tàng" Effect phong phú và đa dạng
“Bảo tàng” Effect phong phú và đa dạng

Subtitles tự động ngay trong cuộc họp: Nếu bạn có những cộng sự đa quốc gia, đa sắc tộc thì tính năng Subtitles sẽ giúp bạn vượt qua mọi rào cản ngôn ngữ của hơn 17 đất nước khác nhau trên thế giới. Dịch thuật tự động được xem là một trong những công cụ quyền năng nhất của Lark Meeting.

Phụ đề được dịch tự động giúp bạn thu hẹp mọi rào cản ngôn ngữ
Phụ đề được dịch tự động giúp bạn thu hẹp mọi rào cản ngôn ngữ

Gắn kết với tài liệu và ứng dụng: Người dùng được chủ động gắn kết và chia sẻ các tài liệu, file như Lark Docs, Sheets, hoặc ứng dụng khác trong cuộc họp để trình bày chi tiết hơn, tạo cảm giác làm việc mạch lạc cho người dùng.

Thư mục và lịch sử cuộc họp: Sau mỗi lần tham dự cuộc họp, Lark Meeting sẽ tự động cung cấp thư mục và lịch sử các cuộc họp đã tham gia để bạn dễ dàng xem lại và tìm kiếm.

Chia sẻ màn hình điện thoại: Không chỉ dừng lại ở chia sẻ màn hình desktop, Lark Meeting còn hỗ trợ việc chia sẻ màn hình điện thoại trong cuộc họp, rất hữu ích trong trường hợp người dùng phải trình bày bằng di động.

Lợi ích của việc sử dụng Lark Meeting trong môi trường làm việc

Với những tính năng ưu việt trên, việc sử dụng Lark Meeting trong môi trường làm việc chắc chắn sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong việc tối ưu hóa giao tiếp và cộng tác từ xa. Một số lợi ích có thể kể đến như:

Giao tiếp hiệu quả: Với Lark Meeting, bạn dễ dàng giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng từ bất kỳ nơi nào. Với nhiều tính năng bổ trợ hữu ích, Lark Meeting sẽ thu hẹp khoảng cách giao tiếp và làm việc giữa bạn và cộng sự cũng như các quý đối tác, khách hàng.

Không gian làm việc chuyên nghiệp và mạch lạc: Với tính năng Magic Share thông minh và sự tích hợp của nhiều ứng dụng ngoại vi, người dùng dễ dàng làm việc trên một cửa sổ duy nhất là nền tảng Lark, điều này giúp tối ưu hóa không gian và tạo cảm giác làm việc logic cho cả người chủ trì và người tham dự.

Không gian hội họp chuyên nghiệp
Không gian hội họp chuyên nghiệp

Tiết kiệm thời gian và chi phí: không cần phải di chuyển đến nơi họp, giờ đây chỉ với Lark Meeting, bạn có thể tiến hành cuộc họp ngay tại nhà hoặc bất cứ nơi đâu để tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn làm việc từ xa hoặc có người tham gia từ các múi giờ khác nhau.

Dễ dàng lưu trữ và ghi chú: Lark Meeting thường đi kèm với tính năng ghi âm và chia sẻ ghi chú, giúp bạn lưu trữ thông tin quan trọng và tạo sự minh bạch trong quá trình cuộc họp.

Tích hợp với các ứng dụng khác: Lark Meeting tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Lark như Lark Docs, Lark Calendar và Lark Messenger, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và giao tiếp.

Hướng dẫn sử dụng Lark Meeting cơ bản

Bước 1: Truy cập Lark Meeting

Sau khi hoàn tất tải về ứng dụng Lark, đăng nhập vào tài khoản Lark của bạn qua ứng dụng trên máy tính hoặc trình duyệt web.

Trong thanh điều hướng bên trái, chọn “Meeting” hoặc “Cuộc họp” để truy cập vào Lark Meeting.

Truy cập vào Lark Meeting
Truy cập vào Lark Meeting

Bước 2: Tạo cuộc họp 

Tạo cuộc họp mới ngay lập tức

Trong giao diện Lark Meeting, chọn “Tạo cuộc họp mới” hoặc “Create a new meeting”.

Đặt tên cho cuộc họp, sau đó chọn “Tạo” hoặc “Create”. Lúc này, bạn sẽ là người chủ trì và cũng là thành viên duy nhất trong cuộc họp. Để thêm thành viên, chọn biểu tượng Participants → chọn nút Invite → chọn Copy joining info để gửi vào group hoặc thủ công nhập từng thành viên trên thanh tìm kiếm.

Cách thêm thành viên vào Meeting
Cách thêm thành viên vào Meeting

Lên kế hoạch cuộc họp theo lịch

Trong giao diện Lark Meeting, tìm và chọn tùy chọn “Lên lịch họp” hoặc “Schedule a meeting”.

Lên lịch cuộc họp
Lên lịch cuộc họp

Đặt tên cho cuộc họp trong ô “Meeting title” hoặc “Tên cuộc họp”.

Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp. Bạn có thể chọn ngày và giờ cụ thể.

Tùy chọn “Repeat” cho phép bạn lên lịch họp định kỳ nếu cần.

Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời tham gia cuộc họp vào ô “Add guests” hoặc “Thêm khách mời”.

Chọn “Save” hoặc “Lưu” để tạo lịch họp.

Thiết lập những thông tin cơ bản cho cuộc họp
Thiết lập những thông tin cơ bản cho cuộc họp

Bước 3: Gửi lời mời và chia sẻ cuộc họp

Sau khi tạo cuộc họp, bạn có thể nhấn vào cuộc họp đó trong lịch họp của bạn để gửi lời mời cho người tham gia theo 2 cách sau:

Cách 1: Nhấn vào tùy chọn “Invite” hoặc “Mời” để gửi lời mời qua email hoặc liên kết tham gia.

Cách 2: Sao chép mã cuộc họp hoặc liên kết và gửi cho các người tham gia qua email, tin nhắn hoặc các phương tiện khác.

Sau đó, người tham gia có thể sử dụng mã cuộc họp hoặc liên kết để tham gia cuộc họp.

Bước 4: Tham gia cuộc họp (cho người tham dự)

Vào thời gian họp, người tham gia nhập mã cuộc họp hoặc liên kết và nhập tên của họ để tham gia cuộc họp.

Nhập mã cuộc họp để tham gia Lark Meeting
Nhập mã cuộc họp để tham gia Lark Meeting

Trước khi vào cuộc họp, bạn sẽ thấy giao diện với video và âm thanh của bạn. Bạn có thể bật hoặc tắt camera và microphone hoặc tùy chọn giao diện theo mong muốn.

Trường hợp nếu bạn sử dụng ứng dụng trình duyệt để tham gia thì hãy theo các bước hướng dẫn sau đây.

Bước 1: Đăng nhập vào Lark

Mở trình duyệt web và truy cập vào trang chính của Lark: https://www.larksuite.com/.

Đăng nhập vào tài khoản Lark của bạn bằng cách nhập thông tin đăng nhập.

Bước 2: Vào phần Lark Meeting

Trong giao diện chính của Lark, tìm và chọn biểu tượng “Meeting” hoặc “Cuộc họp” trong thanh điều hướng bên trái.

Bước 3: Tham gia cuộc họp

Trong danh sách các cuộc họp đã lên lịch hoặc đang diễn ra, tìm cuộc họp mà bạn muốn tham gia.

Nhấp vào tên của cuộc họp để mở trang thông tin chi tiết.

Bước 4: Tham gia cuộc họp

Trong trang thông tin cuộc họp, bạn sẽ thấy một liên kết “Tham gia cuộc họp” hoặc “Join the meeting”. Nhấp vào liên kết đó để tham gia cuộc họp.

Cách sử dụng các tính năng tiêu biểu trong cuộc họp

Cài đặt camera, âm thanh, hiệu ứng

Ở giao diện phòng chờ, nhấn vào biểu tượng Virtual Background ở góc phải, tại đây sẽ hiện ra cửa sổ cài đặt (Settings) và  bạn có thể chủ động điều chỉnh các tính năng cơ bản như camera, âm thanh, hiệu ứng và phông nền theo sở thích.

Cài đặt camera, âm thanh trước khi bắt đầu cuộc họp
Cài đặt camera, âm thanh trước khi bắt đầu cuộc họp

Để trông chuyên nghiệp hơn trong cuộc họp, bạn hãy lưu ý các tính năng sau:

Effects: Tại đây bạn có thể tùy chọn những phông nền ảo (Virtual Background), thay đổi Avatar, và trang điểm (Touch – up) để trông thật chuyên nghiệp trước khi bắt đầu cuộc họp.

Chọn hiệu ứng Effect cho nền trong cuộc họp
Chọn hiệu ứng Effect cho nền trong cuộc họp

Subtitles: Được tích hợp đến 17 ngôn ngữ khác nhau trên thế giới, tính năng dịch thuật này cho phép bạn giao tiếp dễ dàng hơn trong một cuộc họp mang yếu tố đa quốc gia. Trong thanh công cụ, chọn Subtitles, chọn Translate into ngôn ngữ bạn muốn được dịch.

Phụ đề tự động trong Lark Meeting
Phụ đề tự động trong Lark Meeting

Tính năng Magic Share

Để sử dụng tính năng quyền lực này, ở cửa sổ cài đặt (Settings) bạn chọn Sharing, sau đó bật tính năng Magic Share. Tính năng này sẽ có hiệu lực khi bạn chia sẻ màn hình trong cuộc họp.

Chia sẻ màn hình

Trong cuộc họp, chọn biểu tượng Share. Để quản lý quyền chia sẻ, chọn Sharing Permissions, chọn Only the host can share để bạn là người duy nhất trong cuộc họp được chia sẻ màn hình.

Trao quyền người chia sẻ
Trao quyền người chia sẻ

Sau khi nhấn biểu tượng Share, màn hình sẽ hiện ra 2 khung tùy chọn: chia sẻ màn hình (Desktop) và cửa sổ làm việc (Windows), hoặc chia sẻ tài liệu (Share Docs). Bạn chọn 1 trong 2 để chia sẻ nội dung nhé!

Chọn nội dung cần chia sẻ
Chọn nội dung cần chia sẻ

Khi chia sẻ, tính năng Magic Share cũng sẽ tự động được bật, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa tài liệu ngay trên màn hình chia sẻ mà không cần phải làm việc trên nhiều tab.

Trực tiếp sửa tài liệu ngay trên màn hình chia sẻ
Trực tiếp sửa tài liệu ngay trên màn hình chia sẻ

Quản lý cuộc họp

Để quản lý người tham gia, chọn biểu tượng Participants. Sau đó bạn sẽ thấy thanh hiển thị danh sách người tham gia ở bên phải hiện ra.

Để thêm người tham gia chọn Invite và nhập tên tài khoản thành viên bạn muốn mời, hoặc Copy Joining Link để mời họ tham gia.

Để tắt tiếng mọi người trong cuộc họp, chọn Mute All.

Để cài đặt chi tiết về quyền của người tham gia, chọn biểu tượng Participants Settings. Tại đây bạn có thể thiết lập chi tiết về quyền của người dự trong cuộc họp.

Ngoài ra, bạn có thể chọn biểu tượng Layout góc phải phía trên màn hình để tùy chỉnh giao diện màn hình hiển thị.

Thiết lập quyền của người tham dự
Thiết lập quyền của người tham dự

Vừa rồi là các bước tạo cuộc họp và set up phòng họp cơ bản của Lark Meeting, hy vọng với những tính năng tuyệt vời trên bạn có thể tạo cho mình những cuộc họp thật chất lượng và chuyên nghiệp để tối đa hiệu suất làm việc nhóm.

Lời kết

Đừng để khoảng cách vật lý làm cản trở sự giao tiếp và sáng tạo của bạn. Hãy trải nghiệm Lark Meeting ngay hôm nay để khám phá những trải nghiệm mới mẻ và thú vị trong việc họp trực tuyến và cộng tác sáng tạo không giới hạn. Đừng quên theo dõi website Data Analytics để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về nền tảng Lark cũng như kiến thức chuyên ngành Digital Marketing bạn nhé!

Tag:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *