12+ Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện từ A-Z

12+ Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện từ A-Z

114 Lượt xem

Content Writer

Tuấn Cảnh

Sự kiện quy mô dù lớn hay nhỏ thì đều cần phải lập kế hoạch tổ chức. Kế hoạch càng chi tiết thì quá trình diễn ra sự kiện càng thuận lợi và ít phát sinh. Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công? Cùng tìm hiểu nhé!

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

Thông qua các sự kiện, doanh nghiệp thể dễ dàng quảng bá hình ảnh, truyền tải các thông điệp đến với công chúng. Sự kiện được tổ chức càng bài bản thì doanh nghiệp càng khẳng định được uy tín và sự chuyên nghiệp của mình.

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bước 1: Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện

Có nhiều loại hình sự kiện có thể tổ chức, tuỳ thuộc theo từng mục đích doanh nghiệp như: lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, lễ tri ân khách hàng… Mỗi loại hình này lại có cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau. Do đó, việc xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện là gì sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch chính xác nhất. Từ đó tiết kiệm thời gian công sức mà vẫn đảm bảo hướng tới mục đích chính cuối cùng.

Ví dụ: Khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, mục tiêu của doanh nghiệp là phải tạo dựng được sự chú ý của khách hàng và công chúng. Do đó khi lên kế hoạch cho sự kiện cần đặc biệt quan tâm đến các hạng mục truyền thông, quảng cáo.

Bước 2: Xác định đối tượng khách mời

Hơn 100 doanh nhân, nghệ sĩ tham gia sự kiện tại NovaWorld Ho Tram -  VnExpress Kinh doanh

Để sự kiện diễn ra hiệu quả, khi lên kế hoạch doanh nghiệp cần phân loại và chọn ra đối tượng khách mời phù hợp với mục đích của sự kiện. Tránh việc truyền thông sai đối tượng, dẫn đến lãng phí ngân sách và nguồn lực.

Ví dụ: Sự kiện tri ân khách hàng, doanh nghiệp cần xác định đối tượng khách mời tham gia là các khách hàng thân thiết lâu năm, tin dùng sản phẩm của doanh nghiệp.

Đối với các sự kiện như ra mắt sản phẩm mới thì khách mời nên lựa chọn những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực để tạo tiếng vang cho sản phẩm mới.

Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải xác định danh sách khách mời sớm. Việc này sẽ giúp bạn có thể tính toán chi phí hiệu quả và tìm địa điểm tổ chức phù hợp. Đồng thời, bạn nên gửi thiệp trước ít nhất khoảng 2 tuần để khách mời có thể sắp xếp công việc và thời gian tham dự.

Bước 3: Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiện

Concept sự kiện

Với bất kỳ sự kiện nào thì ý tưởng và chủ đề đều rất quan trọng. Ý tưởng và chủ đề phải phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách mời mà doanh nghiệp hướng tới. Một ý tưởng tốt sẽ giúp xâu chuỗi toàn bộ hoạt động của sự kiện, giúp nó diễn ra đúng hướng và đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất.

Nếu đang gặp khó khăn trong việc lên idea cho sự kiện bạn có thể tham khảo những ý tưởng tổ chức sự kiện của Trống Đồng Palace để chuẩn bị kế hoạch tốt nhất.

Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm

SỰ KIỆN CÔNG TY 1000 KHÁCH MỜI NÊN TỔ CHỨC Ở ĐÂU? -

  • Thời gian: Khi xác định thời gian tổ chức, bạn cần ưu tiên lựa chọn các khung giờ thuận lợi cho khách mời. Thông thường có thể là cuối tuần hoặc thời gian buổi tối, ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến công việc của khách.
  • Địa điểm: Căn cứ vào số lượng khách mời, ý tưởng của sự kiện, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp. Cần ưu tiên đánh giá và lựa chọn các yếu tố như không gian rộng rãi, dễ dàng di chuyển, thuận tiện giao thông, đầy đủ tiện ích và có bãi đỗ xe lớn… Những yếu tố này sẽ tạo sự thỏa mái dễ chịu, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức cũng như tăng cường trải nghiệm dịch vụ cho khách mời. Ngoài ra sau khi lựa chọn được địa điểm bạn nên lên kế hoạch đặt chỗ sớm để tránh tuột mất vị trí tốt vào tay người khác.

Bước 5: Dự trù chi phí tổ chức cho công ty

Dự trù chi phí tổ chức sự kiện

Dự trù ngân sách là một bước cần thiết trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Qua đó, doanh nghiệp có thể làm rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch như số lượng, quy mô, chất lượng của các chương trình, phần trang trí, địa điểm tổ chức…

Bên cạnh đó, việc lập dự trù chi phí cũng giúp tránh những bất ngờ không mong muốn như thiếu ngân sách hoặc lạm chi sau tổ chức. Từ đó, hạn chế tối đa các thiếu sót, đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sự kiện.

Bước 6: Xác định và thiết lập quan hệ đối tác & nhà tài trợ

Việc xác định và thiết lập quan hệ với các đối tác và nhà tài trợ sẽ góp phần không nhỏ đến sự thành công của sự kiện do đó bạn không nên bỏ qua bước này khi lên kế hoạch tổ chức.

Đối với các sự kiện quy mô, đòi hỏi mức ngân sách lớn hoặc có nhiều hạng mục phải thực hiện, các nhà tài trợ hoặc đối tác sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí lớn. Điều này được thể hiện thông qua việc cộng tác hoặc tài trợ kinh phí, cơ sở vật chất hay trang thiết bị…

Thêm vào đó, những đơn vị có nhận diện thương hiệu tốt hoặc có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực sẽ giúp tăng cường hiệu quả truyền thông. Đồng thời khẳng định độ chuyên nghiệp của sự kiện, dễ gây được tiếng vang với công chúng.

Bước 7: Xây dựng kịch bản và timeline cho sự kiện

Xây dựng kịch bản và timeline cho sự kiện

Sau khi hoàn thành các bước trên, việc bạn cần làm tiếp theo để tạo nên một kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo là lên timeline và kịch bản cho các chương trình. Điều này thể hiện thông qua việc xây dựng timeline và kịch bản.

  • Timeline: Timeline của một sự kiện thường sẽ được chia làm 3 phần chính: Khai mạc – chương trình chính và bế mạc. Trong mỗi phần này, bạn cần lựa chọn tổ chức các hoạt động tương ứng nhằm truyền tải đến khách mời thông điệp chính.
  • Kịch bản: Kịch bản phải bao quát toàn bộ các hoạt động của sự kiện. Trong kịch bản, bạn sẽ phải lập chi tiết nội dung chương trình, nhân sự phụ trách, đạo cụ sử dụng và thời gian diễn ra  từng hạng mục… Nên tập trung xây dựng một kịch bản chi tiết và độc đáo để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi và gây được ấn tượng cho khách mời.

Bước 8: Lập kế hoạch quảng bá

Lập kế hoạch quảng bá sự kiện

Bạn sẽ không thể đạt được mục đích truyền tải thông điệp nếu không quảng bá sự kiện tới công chúng. Tùy vào loại hình và mục đích cụ thể của từng sự kiện mà bạn sẽ có kế hoạch quảng bá khác nhau. Các kênh quảng bá được các doanh nghiệp ưa thích lựa chọn hiện nay là:

  • Quảng cáo trên mạng xã hội: facebook, instagram, zalo…
  • Tiếp thị qua email, báo điện tử
  • Tiếp thị qua áp phích, tờ rơi
  • Quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng: truyền hình, báo chí…

Kế hoạch quảng bá tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu hút đồng thời tạo thiện cảm với các đối tượng khách mời.

Bước 9: Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện

Đây là khâu quan trọng nhất trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Bạn cần phải kiểm soát được tất cả các khâu, đảm bảo tất cả chúng đều diễn ra đúng tiến độ.

  • Trang trí địa điểm dựa theo concept chương trình: Chủ đề của sự kiện sẽ được thể hiện phần nhiều qua phần trang trí. Bạn cần làm việc với bộ phận phụ trách về tone màu chủ đạo, các loại hoa và đồ decor sử dụng… Tùy vào tính chất và chủ đề của sự kiện, mà bạn cần lựa chọn cho mình phong cách trang trí phù hợp.
  • Setup trang thiết bị: Các hạng mục như sân khấu và âm thanh, ánh sáng đặc biệt quan trọng. Đây là những yếu tố sẽ tác động vào cảm xúc của người tham dự và chi phối chất lượng các chương trình trong sự kiện. Hãy chắc chắn hệ thống loa đài, micro, ánh sáng tổng và ánh sáng hiệu ứng hoạt động tốt, đáp ứng được các tiết mục trong chương trình của bạn.
  • Lựa chọn menu tiệc: Mỗi sự kiện có đặc thù riêng sẽ phù hợp với các kiểu tiệc khác nhau. Tùy vào các yếu tố như quy mô, ngân sách, đối tượng khách mà bạn có thể lựa chọn menu tiệc trà, tiệc đồ ngọt hoặc tiệc mặn… cho phù hợp. Ví dụ, các sự kiện ra mắt sản phẩm có thể lựa chọn tiệc trà cùng đồ ngọt đi kèm. Do tính chất sự kiện khá nhẹ nhàng, chỉ diễn ra trong khoảng 90 – 120 phút / chương trình.
  • Chuẩn bị tài liệu tiếp thị: Một phần không thể thiếu trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện, chính là việc chuẩn bị các tài liệu tiếp thị để khách mời dễ dàng nắm bắt được các thông tin quan trọng của trình… Các hạng mục như tài liệu, standee, băng rôn… sẽ góp phần nào trong việc được sự chú ý và truyền tải tới khách mời các thông điệp của doanh nghiệp.
  • Chuẩn bị quà tặng: Để bày tỏ sự trân trọng tới các khách mời và đại biểu, các đơn vị tổ chức cần chuẩn bị quà tặng hợp lý như hoa, kỷ niệm chương, sổ tay hoặc móc chìa khóa… Tuy chỉ là những món quà nhỏ nhưng lại mang một ý nghĩa tinh thần rất lớn, giúp khách mời luôn ghi nhớ về sự kiện của bạn và xây dựng hình ảnh thương hiệu thân thiện hơn cho doanh nghiệp.

Bước 10: Tổng duyệt lại sự kiện, kiểm tra vấn đề phát sinh

Trước khi sự kiện chính thức diễn ra, bạn nên tổng duyệt lại chương trình một lần để kiểm tra xem có vấn đề phát sinh gì không và kịp thời xử lý. Đồng thời, việc tổng duyệt cũng như một bản nháp của sự kiện chính, giúp bạn làm quen với kịch bản, tránh bỡ ngỡ và xảy ra các sai sót khi chương trình chính thức diễn ra.

Bước 11: Đánh giá, rút kinh nghiệm

Mẫu theo dõi và đánh giá sự kiện

Dù bạn có lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt đến đâu thì trên thực tế vẫn sẽ có những phát sinh không đáng có, hoặc những đầu mục công việc mà bạn có thể làm tốt hơn. Các buổi họp đánh giá sau sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp có sự nhìn nhận lại các vấn đề này, rút ra kinh nghiệm tổ chức cho các sự kiện sau. Từ đó nâng cao chất lượng các sự kiện, cải thiện mức độ uy tín và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

MẪU KỊCH BẢN THAM KHẢO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Dưới đây là mẫu kịch bản tham khảo khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Tùy vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và khách mời, bạn có thể điều chỉnh, chi tiết lại các chương trình cho phù hợp.

Thời gian Chương trình  Nội dung cụ thể
20 – 30p Đón khách Đây là khoảng thời gian đầu chương trình để đón tiếp và khách mời di chuyển vào chỗ ngồi. Cụ thể:

  • Các PG trong trang phục phù hợp sẽ đứng ở cửa tiếp đón khách, hướng dẫn khách đến quầy lễ tân.
  • Lễ tân ghi nhận thông tin khách mời đến tham dự, và báo cáo lại với ban tổ chức.
  • Lễ tân và PG sẽ hướng dẫn khách vào vị trí ngồi của mình
  • Tùy chương trình sẽ tổ chức thêm hoạt động check in cùng photo booth.
5p Mở màn Để ổn định khách mời và thu hút sự chú ý về phía sân khấu, các chương trình mở màn thường là các tiết mục văn nghệ như ca hát, múa nhảy…

Tùy vào chủ đề cụ thể mà bạn sẽ chọn cho mình các tiết mục có tính chất phù hợp.

5p MC giới thiệu chương trình Sau tiết mục mở màn, MC sẽ bước lên sân khấu. Tuyên bố lý do tổ chức, mục đích chính của sự kiện và gửi lời cảm ơn khách mời đã tham dự.
5p Giới thiệu thành phần tham dự Thành phần tham dự thường là các đại diện, lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp và đơn vị đối tác, nhà tài trợ hoặc các khách mời nổi tiếng để tạo uy tín cho chương trình
5p Ban lãnh đạo công ty phát biểu Ban lãnh đạo công ty phát biểu gửi lời cảm ơn của doanh nghiệp tới toàn thể khách mời, đồng thời truyền tải thông điệp chính của sự kiện.
30p Chương trình giao lưu Tùy thuộc vào sự kiện cụ thể mà chương trình giao lưu sẽ có thời lượng và các tiết mục khác nhau.

Đối với các sự kiện thông thường như tri ân khách hàng, tổng kết cuối năm, các tiết mục này thường là các tiết mục văn nghệ công phu, hoặc các phần chia sẻ đến từ các khách mời có tầm ảnh hưởng…

15p Tặng quà Quà tặng được ban tổ chức gửi tới khách mời như một lời cảm ơn đã đồng hành và ủng hộ doanh nghiệp.

Hiện nay có rất nhiều loại quà tặng phù hợp cho doanh nghiệp lựa chọn, có thể là kỷ niệm chương, bằng khen, hoặc sản phẩm dịch vụ do chính doanh nghiệp cung cấp…

30p Khai tiệc Trong khi khách mời dùng bữa, trên sân khấu bạn có thể biểu diễn các tiết mục nhẹ nhàng như ca hát, band nhạc tứ tấu, hoặc phát các bản nhạc nhẹ…
20p Bế mạc Cuối chương trình thường diễn ra các hoạt động như chụp ảnh kỷ niệm với khách mời.

Sau đó, đội ngũ PG và ban tổ chức sẽ cảm ơn và tiễn khách ra về.

Chia sẻ 12 mẫu tổ chức sự kiện

DOWNLOAD TÀI LIỆU BUTTON

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là chìa khoá quyết định bạn có mở được cánh cửa thành công hay là không? Tuỳ thuộc và mục đích của sự kiện, cơ chế hoạt động của doanh nghiệp mà các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện có sự khác biệt và thay đổi. Mong rằng những chia sẻ nói trên sẽ giúp ích cho quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn thành công tốt đẹp!

Tag:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *