Lark Webinar

Lark Webinar – Công cụ tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp với quy mô lớn

132 Lượt xem

Content Writer

Kim Anh

Đường truyền ổn định cùng sức chứa khổng lồ lên tới 10 “vạn” người, Lark Webinar hiện là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp trong công tác tổ chức các hội thảo trực tuyến đòi hỏi quy mô lớn cùng tính chuyên nghiệp cao. 

Vậy Lark Webinar là gì và có những ưu điểm vượt trội nào? Cùng Data Analytics tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Lark Webinar là gì?

Lark Webinar – một trong những tính năng độc đáo của siêu ứng dụng Lark thường được dùng để tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị trực tuyến (webinar) với quy mô lớn mang tính chuyên nghiệp cao. Thông qua công cụ này, người dùng có thể chia sẻ màn hình, tài liệu, trình bày thuyết trình, quản lý hiệu quả danh sách tham gia và nhiều tính năng khác. Tương tư như Lark Meeting, Lark Webinar còn tích hợp tốt với các tính năng khác của nền tảng Lark như Lark Docs, Lark Base mang lại trải nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến mượt mà, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Lark Webinar - Trợ thủ đắc lực trong việc tạo cuộc họp, hội thảo trực tuyến
Lark Webinar – Trợ thủ đắc lực trong việc tạo cuộc họp, hội thảo trực tuyến

⇒ Đọc thêm: Trải nghiệm cuộc họp trực tuyến đỉnh cao với Lark Meeting

Ưu điểm vượt trội của Lark Webinar

Khi đăng ký mua gói Pro hoặc Enterprise của Lark Suite thì người dùng sẽ được cung cấp thêm nhiều tính năng chuyên dụng và ưu điểm nổi bật của Lark Webinar như:

Quy mô lớn cùng sức chứa “khủng”: Cho phép tận 10.000 người tham gia cùng một lúc nhưng vẫn đảm bảo sự ổn định đường truyền Internet, hạn chế đáng kể tình trạng giật “lag” thường thấy khi tổ chức các cuộc họp lớn.

Quản lý tinh vi và chuyên nghiệp: Lark Webinar cho phép quản lý chặt chẽ vai trò của diễn giả và thành viên tham gia hội thảo, kiểm soát quyền truy cập tối đa để đảm bảo an ninh và trật tự cho các cuộc họp.

Tương tác “đời thực” và đa dạng: Ngoài tính năng Chat cơ bản, Lark Webinar còn hỗ trợ đa dạng các phương thức tương tác khác như bày tỏ cảm xúc (Reaction), tạo các cuộc thăm dò ý kiến (Polls), cũng như cho phép người tham dự “giơ tay” để phát biểu ý kiến, từ đó giúp việc tương tác và giao tiếp trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.

Phân tích thông tin cuộc họp: Sau khi webinar kết thúc, các thông tin và dữ liệu liên quan sẽ được tạo tự động và được trình bày bằng biểu đồ một cách sáng tạo và trực quan hóa. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng phân tích và đánh giá các nội dung đã được trình bày, thảo luận trong buổi họp. 

Lợi ích khi sử dụng Lark Webinar

Công cụ này rất hữu ích cho các doanh nghiệp hoặc tổ chức muốn tăng cường giao tiếp và hợp tác trực tuyến. Đặc biệt trong thời đại công nghệ số phát triển như hiện nay, khi phần lớn số động có xu hướng làm việc từ xa để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Doanh nghiệp có thể ứng dụng Lark Webinar vào các hội thảo trực tuyến có quy mô lớn như các buổi đào tạo chuyên môn cho nhân sự, cuộc họp lãnh đạo cấp cao giữa công ty và đối tác hoặc thậm chí là các hội nghị thượng đỉnh ngành và các cuộc họp đối tác đa phương…

Dễ dàng kết nối mọi người qua Webinar online
Dễ dàng kết nối mọi người qua Webinar online

Không cần tốn phí thuê địa điểm cùng công tác hậu cần cồng kềnh, bạn hoàn toàn có thể tự tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp ở bất cứ đâu với Lark Webinar, từ đó tiết kiệm đáng kể về nhân sự và chi phí tổ chức.

Hướng dẫn sử dụng Lark Webinar đơn giản

Bước 1: Tạo Webinar

Bạn có thể tạo Webinar theo hai cách:

Cách 1: Chọn Video Meetings trong thanh điều hướng ở bên trái của ứng dụng Lark để mở tab họp, sau đó chọn Webinar.

Tạo Webinar mới theo Cách 1
Tạo Webinar mới theo Cách 1

Cách 2: Mở Lark Calendar và chọn nút Webinar ở góc phải trên cùng màn hình.

Tạo Webinar theo Cách 2
Tạo Webinar theo Cách 2

Bước 2: Nhập thông tin cơ bản

Trên trang Thông tin cơ bản (Basic info), bạn nhập chi tiết về webinar, diễn giả là ai, số lượng người tham dự, màu sắc chương trình,… Thông tin càng chi tiết thì càng thể hiện độ chỉn chu và chuyên nghiệp cao.

Nhập thông tin cơ bản để thiết lập Webinar
Nhập thông tin cơ bản để thiết lập Webinar

Diễn giả (Panelists): Bao gồm người tổ chức, người chủ trì, người đồng chủ trì và các tham luận viên chung. Họ có quyền bật micro và camera của mình, cũng như chia sẻ và quản lý nội dung một cách độc lập.

Người tham dự (Attendees): Theo mặc định, người tham gia webinar không thể bật micro hoặc camera, cũng không thể chia sẻ màn hình. Họ chỉ có thể xem màn hình video của diễn giả. Nếu một người tham dự muốn phát biểu, họ có thể giơ tay để yêu cầu bật micro. Ngoài ra, những người tham dự không thể xem thông tin của nhau trong Webinar.

Bước 3: Thiết lập cấu hình

Cài đặt những chức năng cần thiết cho hội thảo
Cài đặt những chức năng cần thiết cho hội thảo

Sau khi cung cấp đầy đủ thông tin Webinar, người tổ chức có thể nhấp vào Settings để thiết lập những điều sau:

Settings: Cài đặt ai có thể tham gia, có muốn chế độ nháp hay không, khi nào bắt đầu họp, và liệu cuộc họp có được ghi lại tự động hay không. Tích vào ô vuông trống để bật hoặc tắt tính năng mà bạn mong muốn.

Quyền của diễn giả/Người tham dự: Đặt quyền chat và chia sẻ cho diễn giả và người tham dự, bao gồm những tương tác cơ bản như: Trò chuyện, biểu tượng cảm xúc, sử dụng phông nền (background) và avatar,…

Tùy chọn nâng cao: Phân công người chủ trì cho các cuộc họp sắp tới trước, thêm người phiên dịch, và đặt một nền ảo đồng nhất cho diễn giả.

Nhấn Send để gửi cho thành viên tham gia
Nhấn Send để gửi cho thành viên tham gia

Sau khi thay đổi các cài đặt, nhấp vào Save ở góc phải trên cùng để hoàn tất. Sau đó trong cửa sổ hiện lên, chọn xem có muốn gửi cập nhật cho khách mời sự kiện hay không.

Nếu bạn chọn Send, khách mời sự kiện sẽ nhận được thông báo cập nhật từ Calendar Assistant.

Nếu bạn chọn Don’t Send, khách mời sự kiện chỉ có thể xem các cập nhật sự kiện trong chế độ Calendar View

Bước 4: Bắt đầu Webinar

Người tổ chức hoặc người chủ trì có thể bắt đầu ngay nếu muốn
Người tổ chức hoặc người chủ trì có thể bắt đầu ngay nếu muốn

Người tổ chức/người chủ trì có thể bắt đầu hội nghị trực tiếp trong thẻ sự kiện, và người tổ chức cũng có thể đặt xem có cho phép diễn giả sự kiện bắt đầu họp trước hay không.

Nếu được cho phép, diễn giả có thể bắt đầu một Webinar.

Nếu không được cho phép, khách mời sự kiện phải chờ đợi một người tổ chức hoặc người chủ trì bắt đầu họp trước khi họ có thể tham gia.

Quản lý quyền trong Webinar

Dễ dàng quản lý vai trò giữa diễn giả và người tham dự trên Lark Webinar
Dễ dàng quản lý vai trò giữa diễn giả và người tham dự trên Lark Webinar

Trong webinar, có hai vai trò khác nhau: diễn giả và người tham dự. Diễn giả bao gồm người tổ chức (organizers), người chủ trì (host), người đồng chủ trì (co-hosts), và diễn giả chung (General panelists).

Các vai trò khác nhau có các quyền họp khác nhau để đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra mượt mà, an toàn và hiệu quả.

Hosts and co-hosts: có thể xem danh sách diễn giả/người tham dự trong sự kiện, và họ cũng có thể thay đổi vai trò của khách mời trong quá trình họp.

General panelists: có thể bật micro và camera, chia sẻ màn hình của họ, cũng như sử dụng các hình thức tương tác như chat và reactions trong quá trình họp.

Attendees: Trong quá trình diễn ra Webinar, người tham dự có thể xem màn hình camera của diễn giả. Cũng như bất kỳ hình ảnh nào họ chia sẻ, và tương tác thông qua chat và reactions.

Sử dụng Stage Mode

Hosts and co-hosts có thể kích hoạt chế độ stage, cũng như cấu hình hình ảnh nền và bố cục hiển thị cho khu vực stage. Đồng thời áp dụng bố cục hiển thị này cho tất cả người tham dự.

Những tính năng này giúp việc quản lý các cuộc họp quy mô lớn trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Xem lại dữ liệu cuộc họp

Khi Webinar đã kết thúc, người tổ chức sẽ nhận được thông báo từ Video Meeting Assistant, cho họ xem dữ liệu về cuộc họp, như số người tham dự, thời lượng xem trung bình, và số lượng tin nhắn chat trực tiếp. 

Nếu việc ghi âm đã được bật trong cuộc họp, sẽ có một liên kết đến tệp Lark Minutes trong phần thông báo. Nhấp vào Export Data Dashboard để xem báo cáo dữ liệu cuộc họp đầy đủ.

Lời kết

Vừa rồi là hướng dẫn cơ bản để bạn có thể tự tạo một hội thảo chuyên nghiệp trên Lark Webinar. Hy vọng sự vượt trội từ người “trợ thủ” đắc lực này sẽ mang lợi nhiều ích lợi đáng kể trong quy trình làm việc làm vận hành của doanh nghiệp. Hãy theo dõi website Data Analytics để nâng cấp thêm thật nhiều kiến thức chuyên ngành Digital Marketing nhé!

Tag:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *