Hướng dẫn sử dụng Lark Messenger để tối ưu hóa vận hành tổ chức

Hướng dẫn sử dụng Lark Messenger để tối ưu hóa vận hành tổ chức

98 Lượt xem

Content Writer

Kim Anh

Nằm trong hệ sinh thái Lark, Lark Messenger được xem là trung tâm “đầu não” của mọi tổ chức khi nó tạo ra môi trường giao tiếp linh hoạt giúp tối ưu hóa quá trình làm việc nhóm và cải thiện hiệu suất làm việc một cách dễ dàng.

Trong bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn những quyền năng của Lark Messenger và cách sử dụng chúng sao cho hiệu quả nhé!

Tổng quan về nền tảng Lark

Được tập đoàn ByteDance tung vào thị trường năm 2019, Lark là một nền tảng làm việc và cộng tác trực tuyến tích hợp nhiều tính năng như nhắn tin, gọi thoại, chia sẻ tài liệu, họp trực tuyến, quản lý dự án,…Trong thực tế, Lark tập hợp nhiều công cụ nhỏ khác nhau như Lark Messenger (ứng dụng nhắn tin), Lark Mail (dịch vụ email), Lark Docs (công cụ tạo và quản lý tài liệu), Lark Calendar (lịch làm việc), Lark Workplace (quản lý nhiệm vụ & dự án) và nhiều tính năng khác.

Lark - Ứng dụng All in one
Lark – Ứng dụng All in one

Vì tích hợp nhiều tính năng khác nhau nên sẽ mất một chút thời gian để người dùng khám phá và sử dụng thành thạo từng công cụ. Tuy nhiên, một khi đã quen với giao diện và cách vận hàng của Lark, nền tảng này sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích siêu hời bởi tính năng “All in one” độc đáo.

Để bắt đầu, bạn nên ưu tiên tìm hiểu và sử dụng công cụ Lark Messenger vì đây được xem là trung tâm “đầu não” của nền tảng, giúp quản lý và vận hành giao tiếp nội bộ, chia sẻ thông tin, tài liệu và kết nối đội nhóm một cách hiệu quả nhất.

» Xem thêm: Lark là gì? 10 tính năng siêu việt ứng dụng Lark mang lại cho doanh nghiệp

Giới thiệu về Lark Messenger

Lark Messenger là gì?

Như vừa giới thiệu ở trên, Lark Messenger là một công cụ giao tiếp và cộng tác đa năng của nền tảng Lark, nó cho phép người dùng tương tác, làm việc cùng nhau và quản lý dự án một cách hiệu quả. Không chỉ đơn thuần là một ứng dụng nhắn tin, Lark Messenger cung cấp một loạt các tính năng và công cụ để hỗ trợ việc làm việc trong môi trường cá nhân và doanh nghiệp.

Cụ thể, với Lark Messenger, người dùng có thể gửi tin nhắn văn bản, hình ảnh, video, thực hiện cuộc gọi video và họp trực tuyến để trao đổi thông tin và ý tưởng. Tuy nhiên, điểm mạnh thực sự của Lark Messenger nằm ở khả năng tích hợp nhiều tính năng công việc vào một nền tảng duy nhất. Điều này bao gồm lịch làm việc để quản lý thời gian, danh sách công việc để theo dõi tiến độ và nhiệm vụ, cũng như khả năng chia sẻ và cộng tác tài liệu.

Lark Messenger - Trung tâm đầu não của nền tảng
Lark Messenger – Trung tâm đầu não của nền tảng

Ngoài ra, Lark Messenger còn tích hợp nhiều ứng dụng và dịch vụ ngoại vi khác như Google Drive, Google Docs, Dropbox, và nhiều ứng dụng cộng tác khác, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn.

Nhìn chung, Lark Messenger là một công cụ đa chức năng, giúp người dùng giao tiếp, cộng tác và quản lý dự án một cách thông minh và tiện lợi, đồng thời đáp ứng nhu cầu làm việc linh hoạt và hiệu quả trong môi trường kỷ nguyên số hóa.

Tại sao Lark Messenger là một lựa chọn hấp dẫn cho doanh nghiệp?

Vì có chữ “Messenger” nên người dùng thường nghĩ công cụ này có tính năng tương tự như nhiều nền tảng WhatsApp, Facebook Messenger hoặc Telegram. Nhưng bạn sẽ bất ngờ vì Lark Messenger rất khác biệt so với nhiều ứng dụng khác nhờ vào những tính năng và lợi ích độc đáo sau:

Hệ sinh thái tích hợp đa chức năng: Lark Messenger không chỉ là một ứng dụng trò chuyện, mà còn tích hợp nhiều tính năng như email, lịch họp trực tuyến, quản lý dự án và tài liệu. Điều này giúp tạo môi trường làm việc toàn diện trong một ứng dụng duy nhất.

Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Việc tìm kiếm thông tin, tạo cuộc trò chuyện hoặc lên lịch họp trực tuyến trở nên đơn giản và thuận tiện. Bạn có thể mở nhiều công cụ và sử dụng nhiều tính năng trong cùng một khung chat.

Dịch thuật và hợp tác đa ngôn ngữ: Tích hợp công cụ dịch thuật giúp giao tiếp và hợp tác dễ dàng giữa các thành viên từ nhiều quốc gia và ngôn ngữ khác nhau, một tính năng vô cùng hữu ích trong thời đại toàn cầu hóa như hiện nay.

Khả năng phân tích và theo dõi hoạt động: Lark Messenger cung cấp tính năng phân tích và theo dõi hoạt động trong nhóm, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất và cải thiện quy trình làm việc.

Bảo mật và quản lý dữ liệu: Lark Messenger chú trọng đến bảo mật thông tin với mã hóa dữ liệu end-to-end và tính năng quản lý quyền truy cập. Điều này đảm bảo dữ liệu doanh nghiệp luôn được bảo vệ và kiểm soát.

Tính năng chính của Lark Messenger

Lark Messenger là một ứng dụng giao tiếp và làm việc nhóm có nhiều tính năng đa dạng để hỗ trợ việc trò chuyện, quản lý công việc và tương tác trong môi trường làm việc. Dưới đây là một số tính năng chính của Lark Messenger cùng với ví dụ cụ thể:

Tin nhắn và Cuộc gọi

Tin nhắn văn bản: tương tự như những ứng dụng khác, người dùng có thể gửi, nhận và trả lời tin nhắn văn bản cho các đồng nghiệp. Ngoài ra còn có một số thao tác phổ biến như thu hồi, ghim và chuyển tiếp tin nhắn hoặc tương tác nhanh bằng biểu tượng cảm xúc.

Tin nhắn đa phương tiện: Ngoài tin nhắn văn bản thông thường, người dùng có thể chia sẻ hình ảnh, video hoặc tệp đính kèm trong các cuộc trò chuyện.

Tin nhắn âm thanh: Bạn có thể gửi tin nhắn âm thanh trên điện thoại di động hoặc chuyển đổi âm thanh thành văn bản. Tin nhắn âm thanh cũng có thể được chuyển tới các cuộc trò chuyện khác.

Tin nhắn Rich Text: Khác với tin nhắn văn bản thuần túy, Rich Text giống như một bài đăng có thể có tiêu đề, hình ảnh và thêm định dạng cơ bản. Điều này giúp bạn tích hợp thêm thông tin vào một tin nhắn để việc giao tiếp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Cuộc gọi thoại và video: dễ dàng thực hiện cuộc gọi thoại hoặc video để trao đổi thông tin trực tiếp.

Nhắn tin cho cá nhân, tổ chức, đội nhóm,...
Nhắn tin cho cá nhân, tổ chức, đội nhóm,…

Tạo nhóm và quản lý công việc

Tạo nhóm trò chuyện: tạo nhóm mới và thêm tối đa 5000 thành viên. Bạn cũng có thể tạo cuộc trò chuyện nhóm từ cuộc trò chuyện riêng tư.

Quản lý công việc: Tạo danh sách công việc, lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc.

Chia sẻ tài liệu và tệp: Chia sẻ tài liệu, tệp và thông tin liên quan đến công việc trong nhóm. Thường người dùng sẽ kết hợp với Lack Docs để tạo tài liệu và chia sẻ chúng cho mọi người cùng chỉnh sửa và cập nhật.

Quản lý và vận hành dự án, công việc
Quản lý và vận hành dự án, công việc

Lên lịch và lập kế hoạch

Lên lịch và kế làm việc: Tạo sự kiện, họp hoặc lên kế hoạch làm việc cá nhân và chia sẻ với mọi người.

Nhắc nhở và báo thức: Đặt báo thức hoặc tạo ghim để nhớ các sự kiện hoặc công việc quan trọng.

Tương tác và kết nối

Tương tác trong nhóm: Thảo luận, trao đổi ý kiến và phản hồi trong các nhóm làm việc.

Kết nối với người khác: Kết nối với các đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng thông qua tin nhắn hoặc cuộc gọi.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Lark Messenger

Cách tải và cài đặt Lark Messenger

Để sử dụng Lark Messenger, trước tiên bạn cần tải về ứng dụng Lark Suite theo các bước cơ bản sau đây

Dành cho Android hoặc iOS (Google Play Store hoặc App Store)

  1. Mở Google Play Store/ App Store trên điện thoại của bạn.
  2. Nhập “Larksuite” vào ô tìm kiếm.
  3. Chọn ứng dụng “Lark – Team Collaboration” trong kết quả tìm kiếm.
  4. Nhấn vào nút “Cài đặt” để tải và cài đặt ứng dụng.
  5. Sau khi quá trình tải xuống và cài đặt hoàn tất, bạn có thể mở ứng dụng và làm theo hướng dẫn để đăng ký và bắt đầu sử dụng.

Yêu cầu hệ thống

  • Yêu cầu hệ thống tối thiểu: iOS 11 trở lên hoặc Android 5.1 trở lên
  • Tương thích với iPhone, iPad và iPod touch

Dành cho Mac

  1. Truy cập vào https://www.larksuite.com/vi_vn/download
  2. Nhấp vào Tải xuống.
  3. Sau khi quá trình tải xuống hoàn tất, hãy chuyển đến thư mục Tải về trong Finder.
  4. Nhấp đúp vào tệp tin Lark_X.X.X.dmg để mở.
  5. Kéo biểu tượng Lark vào thư mục Ứng dụng.
  6. Để chạy Lark, hãy nhấp đúp vào biểu tượng Lark trong Launchpad hoặc thư mục Ứng dụng.
  7. Sau khi mở Lark lên, hãy nhập tài khoản và mật khẩu của bạn để đăng nhập.
Tải xuống Lark cho Mac
Tải xuống Lark cho Mac

Yêu cầu hệ thống

  • Yêu cầu hệ thống tối thiểu: macOS 10.11 trở lên
  • Nếu bạn đang dùng macOS 10.9 trở xuống, vui lòng xem hướng dẫn của Apple để nâng cấp lên phiên bản macOS mới nhất

Dành cho Windows

  1. “Tải xuống” cho Windows
  2. Chuyển đến thư mục Tải xuống.
  3. Nhấp đúp vào tệp tin Lark_X.X.X.exe để cài đặt.
  4. Làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình cài đặt.
  5. Để chạy Lark, hãy nhấp đúp vào biểu tượng Lark trên màn hình hoặc trong menu Bắt đầu.
  6. Sau khi mở Lark lên, hãy nhập tài khoản và mật khẩu của bạn để đăng nhập.
Tải xuống Lark cho Windows
Tải xuống Lark cho Windows

Yêu cầu hệ thống

  • Yêu cầu hệ thống tối thiểu: Windows 7 trở lên

Hướng dẫn sử dụng Lark Messenger cơ bản

Giao diện ứng dụng Lark
Giao diện ứng dụng Lark

Trong phần này,bạn sẽ được hướng dẫn sử dụng tính năng cũng như thao tác cơ bản trong công cụ Messenger. Những công cụ còn lại như Meetings, Calendar, Docs,… thì chúng mình hẹn bạn ở những bài viết sau để cung cấp  hướng dẫn chi tiết hơn nhé!

Sau khi tải về và hoàn tất đăng ký tài khoản, giao diện ứng dụng Lark và công cụ Lark Messenger của bạn sẽ trông như hình ảnh dưới đây.

Thêm liên hệ

Nhấp vào biểu tượng Danh bạ (Contacts) trên thanh bên trái bạn sẽ thấy cột những loại member cần mời xuất hiện. Sau đó, nhấp vào loại member mà bạn muốn và chọn khung +Add Team Member ở góc trên cùng bên phải để tạo lời mời.

Chọn Organization: nếu bạn muốn thêm thành viên trong cùng tổ chức, phòng ban để dễ dàng trao đổi.

Chọn External Contact: nếu là thành viên ngoài tổ chức hoặc công ty

Cách thêm liên hệ mới
Cách thêm liên hệ mới

Tạo và Quản lý Nhóm

Cũng trong Danh Bạ (Contact), để tạo nhóm mới, chọn biểu tượng “Nhóm Của Tôi”. Nhấn nút “Tạo Nhóm Mới” phía trên cùng bên phải và thêm các thành viên vào nhóm.

Cài đặt tên, ảnh đại diện và mô tả cho nhóm. Bạn cũng có thể quản lý quyền truy cập của các thành viên.

Tạo nhóm mới để dễ dàng quản lý công việc
Tạo nhóm mới để dễ dàng quản lý công việc

Thao tác với tài khoản Chat 

Bên cạnh Filter là các tài khoản Chats của thành viên bạn đã thêm vào, nhấn chuột phải vào tài khoản bạn muốn tùy chỉnh. Tại đây sẽ hiện menu tùy chọn với nhiều tính năng như: Ghim lên đầu (Pin to top), Đánh dấu quan trọng (Flag), Dán nhãn mới (New Label) để phân biệt với những tài khoản khác, Tắt thông báo (Mute notification)

Tùy chọn cho các tài khoản Chats
Tùy chọn cho các tài khoản Chats

Ví dụ: Mình dán nhãn (New Label) cho tài khoản trên là Marketing để phân biệt thành viên này thuộc phòng Marketing của công ty, các tài khoản có cùng nhãn dán trên cũng sẽ được đưa vào nhãn Marketing ở phần Filter để dễ dàng quản lý.

Dán nhãn cho từng tài khoản
Dán nhãn cho từng tài khoản
Dễ dàng quản lý phòng ban với nhãn
Dễ dàng quản lý phòng ban với nhãn

Thao tác với tin nhắn trong khung Chat chính

Khung Chat chính là phần bên cạnh tài khoản Chats và chiếm nhiều diện tích nhất. Với tin nhắn, ngoài các tính năng cơ bản như Thả emoji, Trả lời, Chuyển tiếp, Thu hồi, bạn còn được “bonus” thêm như Chỉnh sửa lại tin nhắn, Đánh dấu quan trọng (Flag), Tạo nhiệm vụ từ tin nhắn (Add Task), Dịch tin nhắn (Translate),…

Các tính năng trong khung Chat chính
Các tính năng trong khung Chat chính

Ví dụ, Mình tạo nhiệm vụ từ chính nội dung tin nhắn với chức năng Add Task

Trỏ vào tin nhắn muốn tạo nhiệm vụ, chọn Dấu ba chấm (More), chọn Add Task để tạo nhiệm vụ, deadline và chi tiết công việc.

Tạo task dễ dàng chỉ với 1 tin nhắn
Tạo task dễ dàng chỉ với 1 tin nhắn

Hoặc bạn có thể chọn nhiều tin nhắn (Multiselect) để chuyển tiếp cho nhiều thành viên khác

Tính năng Multiselect vô cùng tiện lợi
Tính năng Multiselect vô cùng tiện lợi
Chọn nhiều nội dung để chuyển tiếp cho nhiều người hoặc từng người trong tổ chức
Chọn nhiều nội dung để chuyển tiếp cho nhiều người hoặc từng người trong tổ chức

Đặc biệt, tính năng Dịch văn bản (Translate) vô cùng hữu ích nếu bạn làm việc trong môi trường đa quốc gia

Dịch văn bản trong vòng 1 hơi thở
Dịch văn bản trong vòng 1 hơi thở

Thao tác với khung trò chuyện của bạn

Tại khung trò chuyên riêng của bạn ở phía dưới cùng của khung Chat, bạn có thể mở rộng thêm nhiều tính năng khác như Tạo bình chọn (Poll), Tạo sự kiện (Event), Tải lên hình ảnh và files (Upload Images and Files),…

Đa dạng tính năng hơn trong khung Chat của bạn
Đa dạng tính năng hơn trong khung Chat của bạn

Ví dụ Mình đã sử dụng tính năng Tạo bình chọn (Poll) để khảo sát ý kiến của thành viên

Tạo poll sinh động để khảo sát ý kiến nhóm
Tạo poll sinh động để khảo sát ý kiến nhóm

Hoặc tạo Sự kiện (Event) thật dễ dàng ngay trong khung Chat 

Tạo sự kiện ngay trong khung Chat
Tạo sự kiện ngay trong khung Chat

Thanh tìm kiếm

Thanh tìm kiếm (Search) nằm phía trên cùng của giao diện, tại đây bạn có thể tìm lại những tin nhắn hoặc thông tin đã được lưu trữ. Ngoài ra, biểu tượng Thêm + kế bên cho phép bạn thao tác nhanh chóng với việc Tạo nhóm, Thêm thành viên, Tạo cuộc họp, Tạo tài liệu.

Thao tác nhanh với thanh tìm kiếm để tìm kiếm nội dung đã lưu trữ
Thao tác nhanh với thanh tìm kiếm để tìm kiếm nội dung đã lưu trữ

Vừa rồi là các thao tác sử dụng Lark Messenger cơ bản để bạn có thể dễ dàng giao tiếp và quản lý các thành viên trong tổ chức. Thường công cụ này sẽ được kết hợp với các công cụ khác như Lark Docs, Lark Calendar, Lark Base để đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

Lời kết

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về Lark Messenger cũng như cách sử dụng cơ bản của công cụ này. Hãy theo dõi websiteData để cập nhật thêm thông tin về ứng dụng Lark và kiến thức chuyên môn về Digital Marketing bạn nhé!

Tag:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *