Lark Calendar – Công cụ quản lý lịch trình hiệu quả cho doanh nghiệp

Lark Calendar – Công cụ quản lý lịch trình hiệu quả cho doanh nghiệp

99 Lượt xem

Content Writer

Kim Anh

Lark Calendar – “cánh tay phải đắc lực” trong việc quản lý lịch trình mà mọi nhà quản lý doanh nghiệp cần phải có nếu muốn tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự. Vậy Lark Calendar là gì và sử dụng như thế nào để đạt hiệu quả tối đa? Cùng khám phá qua bài viết dưới đây nhé!

Lark Calendar – Quản lý tất cả các kế hoạch trong tầm tay

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc quản lý thời gian và phối hợp công việc nhuần nhuyễn giữa đội ngũ nhân sự là nhân tố cốt lõi trong bước đường thành công của doanh nghiệp.

Hiểu được tầm quan trọng đó, Lark Calendar ra đời với vai trò như một “người trợ lý” giúp người dùng quản lý, chia sẻ lịch trình cá nhân cũng như tạo các cuộc họp, sự kiện nhóm một cách khoa học và đồng bộ nhất. Ngoài ra, Lark Calendar còn cung cấp tính năng nhắc nhở thông minh, đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị và khả năng chia sẻ lịch đến nhiều người. Từ đó giúp việc vận hành và theo dõi lịch trình công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Giao diện Lark Calendar
Giao diện Lark Calendar

Trải nghiệm làm việc mượt mà cùng nhiều ứng dụng khác

Người dùng sẽ trải nghiệm phong cách làm việc chuyên nghiệp khi Lark Calendar được tích hợp với nhiều tính năng khác trong hệ sinh thái Lark như Lark Messenger, Lark Meeting,… để tạo ra một môi trường làm việc đồng thuận và hiệu quả.

Giả sử bạn là trưởng nhóm của một dự án lớn ở công ty công nghệ. Bạn có thể tận dụng Lark Calendar cùng với Lark Meeting và Lark Messenger để quản lý dự án một cách hiệu quả.

Trước hết, bạn sử dụng Lark Calendar để lên lịch các cuộc họp trong dự án. Bạn tạo các sự kiện và đặt thời gian, địa điểm, sau đó chia sẻ lịch với toàn bộ nhóm thông qua Lark Messenger. Qua đó, thành viên trong nhóm có thể dễ dàng xác nhận sự hiện diện và tham gia cuộc họp.

Khi đến thời gian họp, bạn sử dụng Lark Meeting để tổ chức cuộc họp với toàn đội ngũ. Bằng cách tạo cuộc họp được lên lịch sẵn từ Lark Calendar và chia sẻ đường liên kết trong cuộc trò chuyện bằng Lark Messenger, mọi người trong nhóm có thể tham gia cuộc họp từ xa một cách thuận tiện.

Sau cuộc họp, bạn sử dụng Lark Messenger để gửi tin nhắn tới tất cả thành viên trong nhóm để tổng kết nội dung họp và giao việc. Đồng thời, bạn cũng cập nhật thông tin vào Lark Calendar để đảm bảo tất cả mọi người đều biết về lịch trình mới và công việc được giao.

Có thể thấy, việc kết hợp giữa Lark Calendar, Lark Meeting và Lark Messenger giúp bạn quản lý dự án một cách hiệu quả, tăng cường đồng thuận và phối hợp trong nhóm làm việc.

Trải nghiệm làm việc mượt mà trên cùng một nền tảng Lark
Trải nghiệm làm việc mượt mà trên cùng một nền tảng Lark

Tầm quan trọng của Lark Calendar trong hoạt động kinh doanh

Đối với doanh nghiệp

Lark Calendar giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý thời gian, phối hợp công việc và đảm bảo sự hiệu quả. Công cụ cho phép nhà quản lý tạo lịch làm việc cá nhân và nhóm, lên kế hoạch cuộc họp, sự kiện, cũng như theo dõi deadline của từng phòng ban. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc, tối ưu hóa lịch trình, và nâng cao năng suất.

Dễ dàng quản lý lịch trình với Lark Calendar
Dễ dàng quản lý lịch trình với Lark Calendar

Đối với việc quản lý nhân sự

Việc sử dụng Lark Calendar để xây dựng một lịch trình chuẩn cho mỗi tuần hoặc mỗi tháng sẽ giúp mỗi nhân sự biết mình phải làm gì và chủ động hơn trong công việc, từ đó đảm bảo hiệu suất làm việc chung của tập thể. Với tính năng nhắc nhở thông minh và khả năng chia sẻ lịch trình với nhiều người, Lark Calendar cũng tạo sự đồng thuận trong đội ngũ, giảm thiểu xung đột thời gian và tăng cường tương tác.

Có thể nói, Lark Calendar là một mắt xích quan trọng trong việc tạo nên môi trường làm việc hiệu quả và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn sử dụng Lark Calendar cơ bản

Để sử dụng Lark Calendar, người dùng chỉ cần tải về phiên bản miễn phí của ứng dụng Lark Suite. Để sử dụng công cụ, bạn chỉ cần thao tác theo những bước cơ bản say đây:

Tạo sự kiện chung cho toàn đội nhóm

Khi tạo sự kiện chung, toàn bộ cá nhân trong tổ chức đều có quyền xem và cập nhật lịch trình trong giao diện Lark Calendar.

Bước 1: Mở công cụ Lark Calendar trong giao diện Lark

Chọn Lark Calendar trong giao diện Lark
Chọn Lark Calendar trong giao diện Lark

Bước 2: Tạo Sự Kiện Mới

Người dùng có thể tạo sự kiện theo 2 cách sau:

Cách 1: Tại giao diện Lark Calendar, chọn hộp Tạo sự kiện mới (Create an event) ở góc trên phải để tạo mới.

Cách 2: Để tạo nhanh, bạn chỉ cần nhấp vào khung thời gian bất kì trong giao diện lịch được hiển thị sẵn.

Tạo sự kiện mới theo 2 cách
Tạo sự kiện mới theo 2 cách

Bước 3: Cài đặt thông tin sự kiện

Sau khi Tạo mới, ứng dụng sẽ hiển thị cửa sổ Tùy chỉnh thông chinh. Tại đây bạn hãy điền thông tin như tiêu đề cuộc họp, địa điểm, mô tả sự kiện, thời gian bắt đầu và kết thúc. Ngoài ra bạn cũng có thể đặt lời nhắc trước 30 phút trước khi sự kiện diễn ra.

Thêm thông tin chi tiết cho sự kiện
Thêm thông tin chi tiết cho sự kiện

Bước 4: Gửi/Trả lời lời mời sự kiện

Sau khi chỉnh sửa sự kiện, quản trị viên có thể gửi lời mời tham gia sự kiện cho những cá nhân hoặc phòng ban liên quan trước khi lưu sự kiện. Khi nhận được lời mời, người nhận có thể trả lời ngay “có”, “không” hoặc “có thể”. Bạn có thể xem phản ứng của những người tham gia trong phần chi tiết sự kiện.

Thêm người tham dự trong Lark Calendar
Thêm người tham dự

Bước 5: Chọn “Lưu” (Save) để tạo sự kiện

Chọn Lưu để tạo sự kiện trong Lark Calendar
Chọn Lưu để tạo sự kiện trong Lark Calendar

Tạo sự kiện cho từng đội nhóm riêng

Các bước để tạo sự kiện cho từng nhóm riêng cũng tương tự như tạo sự kiện chung cho toàn đội ngũ. Thay vì chọn Lark Calendar, lần này bạn hãy vào Lark Messenger và chọn nhóm mà mình muốn tạo sự kiện.

Bước 1: Tạo sự kiện mới

Vào Lark Messenger, chọn đội nhóm muốn tạo sự kiện.

Chọn nhóm muốn tạo sự kiện trong Lark Calendar
Chọn nhóm muốn tạo sự kiện trong Lark Calendar

Tại đây, chọn biểu tượng Lark Calendar sẽ nằm ở góc phải phía trên. Sau đó, giao diện lịch sẽ được hiển thị và quản trị viên chọn khung giờ để bắt đầu sự kiện. Tiếp theo, cửa sổ tùy chỉnh sự kiện sẽ hiện ra và bạn có thể thêm những thông tin cơ bản như tiêu đề sự kiện, nội dung mô tả, thời gian bắt đầu và kết thúc,…

Nhấp vào khung thời gian bất kì trên lịch của Lark để tạo sự kiện mới
Nhấp vào khung thời gian bất kì trên lịch của Lark để tạo sự kiện mới

Bước 2: Gửi lời mời tham gia

Khi hoàn tất cài đặt thông tin, bạn hãy bấm lưu sự kiện và lời mời sẽ ngay lập tức được gửi vào khung Chat nhóm. Tại đây, thành viên nhóm sẽ chọn “có”, “không” hoặc “có thể” tham gia.

Chỉnh sửa và xóa sự kiện

Bước 1: Chọn sự kiện bạn muốn chỉnh sửa tại giao diện Lark Calendar.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng “Chỉnh sửa” (biểu tượng bút chì) để thay đổi thông tin.

Bước 3: Để xóa sự kiện, chọn biểu tượng “Xóa” (biểu tượng thùng rác).

Chỉnh sửa và Xóa sự kiện trong Lark Calendar
Chỉnh sửa và Xóa sự kiện trong Lark Calendar

Ví dụ thực tế về Lark Calendar trong quản lý công việc

Hãy hình dung bạn là quản lý của một công ty thời trang và cần tổ chức một sự kiện ra mắt bộ sưu tập mới. Bạn sử dụng Lark Calendar để quản lý kế hoạch và theo dõi lịch trình:

Bước 1: Tạo sự kiện ra mắt bộ sưu tập mới

Mở Lark Calendar và chọn ngày và giờ sự kiện.

Đặt tiêu đề “Sự kiện ra mắt bộ sưu tập mới” và thêm địa điểm tổ chức.

Thêm mô tả về sự kiện và danh sách công việc cần hoàn thành.

Bước 2: Thiết lập nhắc nhở

Đặt nhắc nhở 1 tuần trước sự kiện để chuẩn bị.

Đặt nhắc nhở hàng ngày trước sự kiện để đảm bảo mọi việc đều được kiểm tra.

Bước 3: Chia sẻ lịch trình

Chọn sự kiện và chọn biểu tượng “Chia sẻ”.

Gửi lời mời đến đội ngũ thiết kế, sản xuất, và marketing qua Lark.

Bước 4: Xem lịch đội nhóm

Tất cả các thành viên đội ngũ có thể xem lịch cá nhân của họ và lịch sự kiện, đảm bảo mọi người được cập nhật về kế hoạch.

Ví dụ vừa rồi cho thấy nhà quản lý hoàn toàn có thể sử dụng Lark Calendar để quản lý đội ngũ, theo dõi công việc, và phối hợp trong việc tổ chức các sự kiện kinh doanh của doanh nghiệp.

Kết luận

Qua những ví dụ trên, có thể thấy Lark Calendar không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất cá nhân mà còn thiết lập nền tảng cho sự phối hợp đồng bộ trong việc “teamwork”. Hãy tận dụng ngay Lark Calendar để chinh phục những mục tiêu kinh doanh và cá nhân bạn. Đừng quên theo dõi Data Analytics để cập nhật thêm nhiều kiến thức chuyên ngành về Digital Marketing & Quản trị doanh nghiệp nhé!

Tag:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *