Lark Approval

Lark Approval – Tính năng phê duyệt tự động cho doanh nghiệp

127 Lượt xem

Content Writer

Kim Anh

Giờ đây với Lark Approval, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng cho riêng mình một hệ thống phê duyệt tự động và linh hoạt. Với giao diện trực quan và chuyên nghiệp, Lark Approval giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian đáng kể trong việc quản lý từng hạng mục công việc, từ đó giúp đẩy nhanh tiến độ thực thi nhiệm vụ và tăng năng suất làm việc.

Hãy cùng Data Analytics theo dõi bài viết dưới đây để xây dựng một hệ thống phê duyệt tự động cho doanh nghiệp bạn nhé!

Lark Approval là gì?

Lark Approval là một tính năng phê duyệt tự động thuộc nền tảng Lark, được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp. Với Lark Approval, nhà quản lý có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa và quản lý các mẫu phê duyệt theo nhu cầu của doanh nghiệp từ đơn giản đến phức tạp, đảm bảo các quyết định và yêu cầu trong công việc được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác.

Điểm khác biệt (USP) của Lark Approval là khả năng theo dõi tiến trình phê duyệt một cách chi tiết, cho phép bạn biết được giai đoạn nào đang được thực hiện và ai là người đang tham gia trong quy trình. Đồng thời, sự tích hợp thông báo và nhắc nhở sẽ giúp nhà quản lý không bỏ sót bất kỳ bước nào trong quy trình phê duyệt.

Lark Approval - Tạo trình phê duyệt tự động linh hoạt
Lark Approval – Tạo trình phê duyệt tự động linh hoạt

⇒ Đọc thêm: Lark là gì? 10 tính năng siêu việt ứng dụng Lark mang lại cho doanh nghiệp

Lợi ích khi sử dụng Lark Approval

Theo dõi tiến trình phê duyệt mọi lúc, mọi nơi

Lark Approval giúp bạn tạo và tùy chỉnh quy trình phê duyệt một cách linh hoạt, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tổ chức. Chỉ với nền tảng Lark và công cụ Lark Approval, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến trình phê duyệt bất kể nơi đâu dù là ở nhà hay công ty.

Tiết kiệm đáng kể thời gian phê duyệt

Lark Approval giúp các tổ chức loại bỏ các quy trình phê duyệt rườm rà và phức tạp trực tiếp bằng cách quản lý tất cả các yêu cầu phê duyệt trên một nền tảng Lark duy nhất. Nhờ đó tăng tốc độ xử lý và ra quyết định, đồng thời đảm bảo tính chính xác cho công việc của công ty.

Đảm bảo minh bạch xuyên suốt tiến trình phê duyệt

Ở các công ty quy mô lớn, quy trình phê duyệt diễn ra khá phức tạp vì phải thông qua nhiều phòng ban khác nhau. Điều này đôi khi dẫn đến những “khúc mắc” và sai sót không đáng có nếu bạn thao tác một cách thủ công. 

Bằng cách sử dụng hệ thống phê duyệt Lark Approval, bạn có thể biết được những ai đang phụ trách phân đoạn nào của công việc, từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót, tăng cường tính minh bạch và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu trong doanh nghiệp. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và thành công của tổ chức.

Tính minh bạch của Lark Approval
Tính minh bạch của Lark Approval

Làm việc hiệu quả với nhiều công cụ khác nhau

Vì thuộc hệ thống của “siêu ứng dụng” Lark, nhà quản lý dễ dàng kết hợp Lark Approval cùng nhiều tính năng khác như Lark Messenger, Lark Docs, Lark Base để cụ thể hóa thông tin cần phê duyệt. Nhờ đó giúp tăng tỉ lệ phê duyệt thành công của từng hạng mục công việc.

Ví dụ: Để chuẩn bị cho chiến dịch ra mắt sản phẩm mới vào tháng tới, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Lark Base để triển khai kế hoạch chi tiết, sau đó tích hợp file vào Lark Approval để trình lên cấp trên phê duyệt.

Kết hợp với Lark Base để lập kế hoạch triển khai chi tiết
Kết hợp với Lark Base để lập kế hoạch triển khai chi tiết

⇒ Đọc thêm: Lark Base – Chìa khóa xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả

Ví dụ minh họa về cách Lark Approval tối ưu hóa quy trình phê duyệt

Giả sử một doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện Quy trình phê duyệt đơn hàng nguyên vật liệu. Trước khi sử dụng Lark Approval, quy trình này mất nhiều thời gian do các bước phê duyệt được thực hiện qua email và bảng tính (Excel).

Sau khi triển khai Lark Approval:

Tạo mẫu phê duyệt: Doanh nghiệp tạo mẫu quy trình phê duyệt đơn hàng trong Lark Approval, định rõ các bước và người tham gia.

Thực hiện quy trình: Người tạo đơn hàng thêm thông tin cần thiết vào mẫu và gửi yêu cầu phê duyệt.

Phê duyệt dễ dàng: Các người tham gia nhận thông báo, tương tác trực tiếp trên Lark, đưa ra quyết định phê duyệt hoặc từ chối.

Theo dõi tiến trình: Người tạo đơn hàng và quản lý có thể theo dõi tiến trình phê duyệt, biết chính xác đang ở giai đoạn nào.

Kết quả, quy trình phê duyệt đơn hàng trở nên nhanh chóng và minh bạch hơn. Các sai sót và trễ hẹn đã được giảm thiểu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất và cải thiện hoạt động kinh doanh.

Hướng dẫn sử dụng Lark Approval

Tạo mẫu phê duyệt nhanh

Đối với những hạng mục công việc hoặc sự kiện có quy mô nhỏ lẻ, bạn có thể tận dụng những mẫu phê duyệt có sẵn trong kho thư viện của Lark.

Chẳng hạn, nếu muốn cấp trên phê duyệt cho bài PR vào tuần tới. Bạn có thể tự tạo mẫu theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Tại giao diện Lark, chọn tab Workplace, sau đó nhấp vào Approval

Chọn Approval
Chọn Approval

Bước 2: Chọn Submit Request góc trái phía trên

Màn hình sẽ hiện ra kho thư viện mẫu có sẵn của Lark, tùy theo tính chất công việc mà bạn chọn mẫu cho phù hợp. Ví dụ để phê duyệt cho bài PR, bạn sẽ chọn mẫu Post Articles.

Chọn Submit Request
Chọn Submit Request

Bước 3: Điền thông tin cụ thể cho công việc cần phê duyệt

Tiếp theo, bạn tiến hành điền các thông tin cần thiết cho mẫu phê duyệt bao gồm: Tên người viết (Author), Tiêu đề bài viết (Title), Nền tảng đăng bài (Media), Mục đích của bài viết (Purpose) và tải lên file bài viết cụ thể ở mục Upload Attachments.

Ví dụ mẫu PR Articles
Ví dụ mẫu PR Articles

Bước 4: Chọn người phê duyệt

Cuối cùng, bạn chọn người phụ trách việc phê duyệt ở mục Approver. Đó có thể là cấp trên của bạn hoặc những thành viên liên quan. Có thể chọn nhiều người phê duyệt cho một hạng mục công việc.

Bước 5: Chọn Submit để hoàn thành

Sau khi hoàn tất những bước trên, bạn chọn Submit để hoàn tất. Lúc này, con BOT của Lark Approval sẽ tự động gửi mẫu phê duyệt cho những Approver bạn vừa chọn lúc nãy.

Chọn người phê duyệt cho Lark Approval
Chọn người phê duyệt cho Lark Approval

Bước 6: Cập nhật tiến trình phê duyệt

Để xem tiến trình, chọn Approval Center. Tại đây bạn sẽ theo dõi được quy trình phê duyệt đang ở giai đoạn nào. Nếu hạng mục đã được phê duyệt hoàn toàn, bạn sẽ thấy biểu tượng Approved màu xanh lá hiện trên góc phải của mẫu phê duyệt

Cập nhật trình phê duyệt trong Lark Approval
Cập nhật trình phê duyệt trong Lark Approval

Ngoài ra, Lark Approval còn cung cấp 4 loại biểu mẫu làm việc mặc định bao gồm: nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác và phê duyệt từ xa. Tất cả các biểu mẫu này đều được liên kết với ứng dụng Điểm danh trong Lark Suite. Khi nhân viên sử dụng 4 loại biểu mẫu này, thông tin sẽ tự động được ghi vào danh sách chấm công của nhân viên.

Tạo mẫu phê duyệt nâng cao

Lưu ý: để sử dụng mẫu phê duyệt nâng cao, người dùng cần đăng ký mua gói Pro hoặc Enterprise của Lark Suite

Nếu hạng mục công việc hoặc sự kiện mang tính quy mô lớn, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan và cần phê duyệt theo từng giai đoạn thì bạn cũng có thể tự thiết kế một mẫu phê duyệt riêng cho mình theo các bước dưới đây:

Bước 1: Nhấn Workplace trên màn hình Lark rồi chọn Phê duyệt

Chọn Workplace
Chọn Workplace

Bước 2: Click vào Quản trị phê duyệt ở góc trên bên phải

Quản trị phê duyệt
Quản trị phê duyệt

Nhóm và sắp xếp

Bạn có thể nhóm và sắp xếp các loại phê duyệt trong Quản trị phê duyệt. Những thay đổi này sẽ được đồng bộ chính xác trên giao diện và yêu cầu nhân viên phù hợp phê duyệt.

Chọn Tạo nhóm và đặt loại phê duyệt của nhóm, ví dụ như Hành chính, Nhân sự hoặc Tài chính. Nhấp vào Sắp xếp để chỉnh sửa lại các hàng thông tin.

Sắp xếp nhóm
Sắp xếp nhóm

Tạo phê duyệt

Trên trang Quản trị phê duyệt, nhấp Tạo ở góc trên bên phải

Tạo phê duyệt tùy chỉnh
Tạo phê duyệt tùy chỉnh

Tạo phê duyệt tùy chỉnh

Ở trang Quản trị phê duyệt, chọn biểu tượng Tạo ở góc trên bên phải. Sau đó, nhấn Tạo phê duyệt tùy chỉnh (Create custom approval) để tạo mới.

Tạo phê duyệt với Lark Approval
Tạo phê duyệt với Lark Approval

Thiết lập thông tin và thiết kế các biểu mẫu cần thiết

Bước 1: Thông tin cơ bản

Điền thông tin cho mẫu phê duyệt
Điền thông tin cho mẫu phê duyệt

Nhập tên hạng mục/công việc cần phê duyệt, mô tả chi tiết, nhóm phê duyệt, cách thức hiển thị phê duyệt trên giao diện chung. Bạn cũng có thể thêm các phê duyệt thường dùng vào Workplace.

Bước 2: Thiết kế biểu mẫu

Thiết kế biểu mẫu với Lark Approval
Thiết kế biểu mẫu với Lark Approval

Tùy theo loại phê duyệt mà biểu mẫu phê duyệt sẽ chứa các trường thông tin, điều kiện và widget khác nhau như Văn bản, Số, Lựa chọn, Bảng, Liên kết,… Bạn có thể kéo thả các trường điều kiện của sự kiện này vào bố cục hiển thị trên màn hình bên phải của điện thoại di động của bạn, sau đó chỉnh sửa nó nếu cần.

Ngoài ra, đối với từng trường điều kiện, Lark Approval còn cung cấp các thiết lập ở 2 cấp độ cơ bản và nâng cao.

Cài đặt cơ bản

Tùy thuộc vào trường điều kiện bạn chọn, thông tin trong cài đặt cơ bản sẽ khác nhau. Nhưng nói chung, nó sẽ chứa thông tin: tên của điều kiện, mô tả của điều kiện, liệu những người phê duyệt có bắt buộc phải đáp ứng điều kiện này,…

Cài đặt cơ bản cho mẫu
Cài đặt cơ bản cho mẫu

Cài đặt nâng cao

Advanced Settings sẽ giúp bạn cấu hình thông tin chi tiết hơn cho trường điều kiện. Ví dụ: như hình ảnh phía trên, bạn có thể đặt trường Điều kiện đoạn văn chỉ hiển thị cho nhóm đối tượng cụ thể…

Cài đặt nâng cao
Cài đặt nâng cao

Bước 3: Thiết kế quy trình

 

Thiết kế quy trình cho Lark Approval
Thiết kế quy trình cho Lark Approval

Trong trình thiết kế quy trình, bạn có thể đặt nội dung cho từng nút cam kết, bao gồm: Người phê duyệt, Phương thức phê duyệt làm việc, Các trường rõ ràng và có thể chỉnh sửa, Cấp quyền cho phép bạn chuyển quyền phê duyệt hoặc thêm người phê duyệt bổ sung.

Bạn có thể thiết kế quy trình phê duyệt phức tạp hơn bằng cách thêm người phê duyệt bổ sung để tạo nhiều nút và thêm nhánh để thiết lập các quy trình phê duyệt khác nhau cho các tình huống khác nhau.

Bước 4: Cài đặt khác

Sau khi hoàn thành 3 bước trên, bạn tiếp tục đến cuối để hoàn thành các bước cài đặt còn lại.

Cài đặt chuyển tiếp: Hạn chế chuyển tiếp phê duyệt cho những người có liên quan đến phê duyệt hay không.

Cài đặt thu hồi: Cho phép nhân viên hủy yêu cầu phê duyệt trong một khoảng thời gian xác định.

Sau khi hoàn thành 4 bước trên, bấm Xem trước ở góc trên bên phải để xem toàn bộ quá trình. Cuối cùng nhấn Xuất bản ở góc trên bên phải để hoàn tất quá trình tạo.

Tìm kiếm và xuất dữ liệu

Trên trang Tìm kiếm và Xuất, bạn có thể duyệt và xuất các bản ghi phê duyệt một cách thuận tiện, đồng thời lọc các bản ghi theo tiêu đề, trạng thái, thời gian và từ khóa.

Tìm kiếm và xuất dữ liệu
Tìm kiếm và xuất dữ liệu

Cách gửi một phê duyệt

Truy cập Lark Approval của Lark trên nền tảng Lark Suite, trên trang Submit Request, chọn biểu mẫu phê duyệt hiện có hoặc tạo biểu mẫu phê duyệt của riêng bạn, điền thông tin bắt buộc và gửi cho người dùng của bạn. Những người phê duyệt phù hợp sẽ nhận được thông báo phê duyệt.

Ngoài ra, trên Lark Approval, bạn có thể dễ dàng xem các yêu cầu phê duyệt đã gửi, theo dõi tiến độ phê duyệt.

Kết luận

Vừa rồi là những hướng dẫn cơ bản để bạn có thể tự tạo một trình phê duyệt trực tuyến tự động. Hy vọng Lark Approval sẽ là người bạn đồng hành, giúp bạn quản lý phê duyệt một cách thông minh và hiệu quả hơn. Hãy theo dõi website Data Analytics để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về Digital Marketing nhé!

Tag:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *