Hướng dẫn sử dụng lark suite cho doanh nghiệp

HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ VÀ SỬ DỤNG LARKSUITE CHO DOANH NGHIỆP

171 Lượt xem

Content Writer

Tuấn Cảnh

Hiện nay, ứng dụng Lark Suite đã nổi lên trong giới khởi nghiệp nhờ vào những tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý công việc, triển khai các dự án, và tương tác với đồng nghiệp một cách dễ dàng và hiệu quả.

Vậy đăng ký tài khoản Larksuite có khó không và sử dụng chúng như thế nào? Mời bạn theo đõi bài viết dưới đây!

Tổng quan về phần mềm Lark Suite

Lark Suite là một nền tảng cộng tác và làm việc từ xa đa chức năng, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong thời đại số hóa hiện nay. Được phát triển bởi Tập đoàn ByteDance, Lark là ứng dụng “All in one” khi cung cấp một loạt các công cụ cần thiết để quản lý công việc, giao tiếp trong tổ chức, và thực hiện các dự án một cách hiệu quả. Nền tảng này bao gồm một số ưu điểm nổi bật như:

Tích hợp nhiều ứng dụng: Lark Suite tự hào là một nền tảng đa năng, tích hợp nhiều ứng dụng hữu ích như Lark Messenger, Lark Docs (tương tự Google Docs), Lark Calendar, Lark OKR,… Điều này giúp người dùng truy cập mọi công cụ cần thiết từ một nơi duy nhất và tận hưởng được trải nghiệm làm việc xuyên suốt, mượt mà.

Giao tiếp hiệu quả: Với Lark Messenger, bạn có thể tạo cuộc trò chuyện, thực hiện cuộc gọi video và âm thanh, gửi tin nhắn thoại, và thậm chí sử dụng tích hợp chatbot để tối ưu hóa giao tiếp trong tổ chức.

Quản lý tài liệu: Lark Docs là một công cụ tạo và quản lý tài liệu trực tuyến mạnh mẽ, cho phép bạn làm việc đồng thời với đồng nghiệp và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng.

Lên lịch họp và sự kiện: Khi cần lên lịch hoặc tổ chức cuộc họp thì Lark Calendar chính là “trợ thủ đắc lực” giúp bạn lên kế hoạch công việc, đặt lịch họp, và theo dõi thời gian một cách khoa học và chuyên nghiệp.

An toàn và bảo mật: Điểm cộng tiếp theo chính là Lark Suite luôn quan tâm đến việc bảo vệ dữ liệu của bạn. Ứng dụng này cung cấp các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu và quản lý quyền truy cập.

Ứng dụng nền tảng Lark Suite trong vận hành doanh nghiệp

Ví dụ:

Giả sử bạn là quản lý dự án và cần tiến hành một cuộc họp với các thành viên trong dự án ở các địa điểm khác nhau. Lark Meeting giúp bạn tổ chức cuộc họp trực tuyến dễ dàng và hiệu quả:

Lên lịch cuộc họp: Sử dụng Lark Calendar để lên lịch cuộc họp trực tuyến, và gửi lời mời đến các thành viên trong dự án. Bạn có thể thiết lập thời gian, ngày, và địa điểm của cuộc họp.

Tham gia cuộc họp: Vào thời gian đã lên lịch, mọi người tham gia cuộc họp trực tuyến qua Lark Meeting. Cuộc họp có thể kết hợp video, âm thanh, và chia sẻ màn hình, giúp bạn nói chuyện, thảo luận ý tưởng, và thậm chí thực hiện thuyết trình.

Chia sẻ tài liệu: Trong cuộc họp, bạn có thể chia sẻ tài liệu trực tiếp từ Lark Docs, và các thành viên khác có thể xem tài liệu và làm việc đồng thời trên chúng.

Ghi chú cuộc họp: Lark Meeting cho phép bạn ghi lại cuộc họp và chia sẻ lại cho những người không tham gia hoặc để xem lại sau này.

Tạo danh sách công việc: Sau cuộc họp, bạn có thể tạo danh sách công việc trên Lark Workplace và gán công việc cho các thành viên. Điều này giúp theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của họ.

Lark Suite hiện cung cấp phiên bản miễn phí cho tổ chức gồm 50 user, cùng với đó là 100GB lưu trữ dữ liệu và 200GB dung lượng lưu Email vô cùng tuyệt vời. Nếu bạn đang sở hữu doanh nghiệp dưới 50 người thì Lark chính là sự lựa chọn lý tưởng dành cho bạn.

Hướng dẫn tải xuống Lark Suite

Lark cho Mac

Lưu ý: Lark V3.41 trở lên đã tương thích với Apple M1 kể từ ngày 2 tháng 2 năm 2021.

Tải xuống và cài đặt

  1. Truy cập vào https://www.larksuite.com/vi_vn/download
  2. Nhấp vào Tải xuống.
  3. Sau khi quá trình tải xuống hoàn tất, hãy chuyển đến thư mục Tải về trong Finder.
  4. Nhấp đúp vào tệp tin Lark_X.X.X.dmg để mở.
  5. Kéo biểu tượng Lark vào thư mục Ứng dụng.
  6. Để chạy Lark, hãy nhấp đúp vào biểu tượng Lark trong Launchpad hoặc thư mục Ứng dụng.
  7. Sau khi mở Lark lên, hãy nhập tài khoản và mật khẩu của bạn để đăng nhập.

Yêu cầu hệ thống

  • Yêu cầu hệ thống tối thiểu: macOS 10.11 trở lên
  • Nếu bạn đang dùng macOS 10.9 trở xuống, vui lòng xem hướng dẫn của Apple để nâng cấp lên phiên bản macOS mới nhất

Lark cho Windows

Tải xuống và cài đặt

  1. Truy cập vào https://www.larksuite.com/vi_vn/download
  1. Nhấp vào “Tải xuống cho Windows”
  1. Chuyển đến thư mục Tải xuống.
  1. Nhấp đúp vào tệp tin Lark_X.X.X.exe để cài đặt.
  1. Làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình cài đặt.
  1. Để chạy Lark, hãy nhấp đúp vào biểu tượng Lark trên màn hình hoặc trong menu Bắt đầu.
  1. Sau khi mở Lark lên, hãy nhập tài khoản và mật khẩu của bạn để đăng nhập.

Yêu cầu hệ thống

  • Yêu cầu hệ thống tối thiểu: Windows 7 trở lên

Lark cho iOS

Tải xuống và cài đặt

  1. Tải “Lark” trong App Store.
  2. Nhấn vào Tải xuống từ App Store và làm theo hướng dẫn để tải xuống.
  3. Bạn có thể xem tiến trình tải xuống trên màn hình chính. Sau khi quá trình tải xuống hoàn tất, hãy nhấn vào biểu tượng Lark trên màn hình chính để mở.
  4. Sau khi mở Lark lên, hãy nhập tài khoản và mật khẩu của bạn để đăng nhập.

Yêu cầu hệ thống

  • Yêu cầu hệ thống tối thiểu: iOS 11 trở lên
  • Tương thích với iPhone, iPad và iPod touch

Lark cho Android

Tải xuống và cài đặt

  1. Tải “Lark” trong Cửa hàng Google Play
  1. Nhấn vào Cài đặt và làm theo hướng dẫn để cài đặt.
  1. Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất, hãy nhấn vào biểu tượng Lark trên màn hình chính để mở.
  1. Sau khi mở Lark lên, hãy nhập tài khoản và mật khẩu của bạn để đăng nhập.

Yêu cầu hệ thống

  • Yêu cầu hệ thống tối thiểu: Android 5.1 trở lên

Hướng dẫn đăng ký tài khoản Lark miễn phí

Bước 1: Sau khi tải về hoàn tất, bạn hãy Khởi chạy ứng dụng Lark và nhấp vào Đăng ký ngay (Sign up now).

Đăng ký tài khoản lark suite

Bước 2: Hãy nhập thông tin chi tiết về tổ chức của bạn, bao gồm tên doanh nghiệp, loại ngành và quy mô. Sau đó, nhấp vào Tiếp theo (Next).

Nhập thông tin chi tiết về tổ chức của bạn khi đăng ký tài khoản lark suite

Bước 3: Điền thông tin cá nhân của bạn, bao gồm tên và số điện thoại hoặc địa chỉ email, sau đó nhấp vào Tiếp theo (Next). Mã xác minh được gửi đến điện thoại hoặc địa chỉ email của bạn.

Sau khi xác minh hoàn tất, bạn sẽ được đặt làm quản trị viên của tổ chức theo mặc định và sẽ nắm giữ tất cả các quyền của quản trị viên.

Điền thông tin cá nhân của bạn khi đăng ký tài khoản lark suite

Bước 4: Thiết lập mật khẩu tài khoản của bạn và nhấp vào Tiếp theo (Next). Bạn cũng có thể nhấp vào Thiết lập sau (Set up later). Thiết lập mật khẩu sau sẽ không ảnh hưởng đến đăng nhập của bạn.

Bước 5: Bây giờ bạn đã đăng ký thành công tài khoản tổ chức. Bạn có thể mời đồng nghiệp tham gia tổ chức của mình và truy cập các dịch vụ chuyên biệt của Lark bằng cách chia sẻ liên kết hoặc mã QR của tổ chức.

Hướng cách thêm thành viên nhóm trên Lark Suite

Thêm thành viên trong tổ chức

Nếu bạn là quản trị viên nhóm, bạn có thể làm theo các bước dưới đây để mời thành viên nhóm của mình. Nếu không, bạn cần liên hệ với quản trị viên nhóm của mình để truy cập bảng điều khiển dành cho quản trị viên và cho phép bạn mời thành viên nhóm.

Bước 1: Bấm vào biểu tượng Danh bạ trên thanh bên trái và chọn Tổ chức.

Bước 2: Nhấp  vào Thêm thành viên nhóm ở góc trên cùng bên phải để vào trang lời mời. Lark hỗ trợ sử dụng điện thoại di động cho lời mời hàng loạt, cũng như chia sẻ mã QR nhóm, Team Link và Team Code để chia sẻ lời mời nhanh hơn và rộng hơn.

Thêm thành viên mới trong Lark suite

Thêm liên hệ bên ngoài

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng dấu cộng “+” ở bên phải hộp tìm kiếm.

Bước 2: Chọn Thêm Liên hệ Bên ngoài.

Bạn cũng có thể bấm vào biểu tượng Danh bạ trên thanh bên trái, sau đó bấm Thêm Liên hệ Bên ngoài.

Thêm liên hệ lark suite bên ngoài tổ chức

Hướng dẫn sử dụng các tính năng trong Lark Suite

Là nền tảng “All in one”, Lark Suite là một siêu ứng dụng sở hữu hơn 20 nhóm tính năng độc quyền cho doanh nghiệp. Trong phần hướng dẫn này, Zafago sẽ giới thiệu những tính năng phổ biến nhất của Lark Suite và cách sử dụng cơ bản của chúng.

Tuy nhiên, để sử dụng thành thạo nền tảng này, nhà quản lý bắt buộc phải dành ra kha khá thời gian để khám phá và nghiên cứu từng chức năng để từ đó thiết kế ra mô hình vận hành phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Lark Messenger – Trung tâm giao tiếp của tổ chức

Lark Messenger được xem là trung tâm “đầu não” của tổ chức vì đây là nơi giao tiếp và theo dõi tiến độ trực tuyến của cả nền tảng Lark Suite. Ngoài tính năng gửi và nhận tin nhắn cơ bản, công cụ này còn cho phép gửi tin nhắn khẩn cấp khi có tin tức cần thông báo tới toàn bộ nhân viên sớm nhất hay một cá nhân cụ thể.

Nhà quản lý  có thể tạo ra một cuộc trò chuyện tạm thời để trao đổi thông tin từ vài phút đến vài giờ, hay trích xuất văn bản từ hình ảnh để giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nguồn lực khi không phải gõ lại nội dung từ hình ảnh,…

Ngoài ra, Lark Messenger còn được “trang bị” hàng loạt tính năng hữu ích khác như Tạo Bình Chọn (Vote), Thả Emoji, Ghi âm giọng nói, Chuyển giọng nói thành văn bản,… Đặc biệt, Lark Suite còn hỗ trợ tính năng dịch thuật tự động lên đến 18 ngôn ngữ khác nhau trên khắp thế giới.

Lark Messenger được xem là trung tâm “đầu não” của tổ chức

Lark Meeting – Trải nghiệm họp trực tuyến chuyên nghiệp

Lark Meeting – Công cụ này không chỉ đơn giản là ứng dụng liên lạc qua video đơn thuần mà còn là giải pháp họp nhóm và thảo luận online vô cùng hiệu quả.

Thay vì mất nhiều bước và thời gian để mở nhiều tab trong một cuộc họp, người dùng có thể sử dụng công cụ Magic Share của Lark Meeting để tối ưu hoá mọi thao tác trên một cửa sổ duy nhất, mang lại trải nghiệm làm việc mượt mà hơn bao giờ hết.

Với Magic Share, mọi người trong cuộc họp đều có thể chỉnh sửa thông tin trong file (Lark Docs, Lark Sheet) ngay trong cửa sổ họp, chủ động theo dõi file theo ý muốn của bản thân hoặc tốc độ của người trình bày chỉ trong 1 nhấp chuột.

Ngoài ra, tính năng Dịch phụ đề cùng nhiều tính năng bất ngờ khác cũng được tích hợp trong Lark Meeting để người dùng có một trải nghiệm cộng tác tuyệt vời nhất.

Lark Meeting - họp nhóm mượt mà, tiện lợi

Lark Base – Hệ thống quản lý dự án bài bản

Lark Base là một công cụ tối ưu giúp quản lý công việc và dự án của đội nhóm hoặc nhiều phòng ban khác nhau. Với tích hợp thông báo tự động tới Messenger, Lark Base giúp luồng công việc diễn ra trôi chảy và liền mạch hơn, giảm thiểu tối đa tình trạng “ứ đọng” công việc của từng bộ phận trong doanh nghiệp.

Với hơn 25 định dạng dữ liệu phục vụ cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu, Lark Base cho phép người dùng thu thập và xử lý nhiều loại dữ liệu khác nhau. Cùng với 6+ giao diện hiển thị dữ liệu (Grid view, Kanban view, Gantt view, Calendar view, Gallery view, Form view), Lark Base tối ưu trải nghiệm người dùng cho nhiều cấp độ khác nhau, từ nhân viên đến cấp quản lý, dễ dàng theo dõi, quản lý tiến độ công việc của cá nhân và cả nhóm.

Lark Base - Hệ thống quản lý dự án bài bản

Lark Approval – Công cụ phê duyệt tự động

Lark Approval – tính năng phê duyệt tự động cung cấp giải pháp quản lý và thiết kế quy trình phê duyệt trên một nền tảng duy nhất. Công cụ này giúp tổ chức lược bỏ các bước rườm rà trong quy trình phê duyệt trực tiếp bằng cách quản lý toàn bộ yêu cầu phê duyệt trên nền tảng làm việc số.

Lark Approval cung cấp sẵn các biểu mẫu phê duyệt, phù hợp với các nghiệp vụ phổ biến trong doanh nghiệp như Hành chính, Văn phòng, Nhân sự và Kế toán,… Đồng thời cho phép quản lý tự tạo ra biểu mẫu phê duyệt riêng phù hợp với quy trình vận hành của bộ phận mình.

Lark Approval - Công cụ phê duyệt tự động

Lark Minutes – Tính năng ghi chép mọi thông tin

Lark Minutes được xem là “cuốn sổ tay” ghi lại các cuộc họp, buổi đào tạo, phỏng vấn hay khóa học nhằm lưu trữ những thông tin có ích để có thể dùng lại sau này.

Với những cuộc họp được ghi lại, người dùng có thể chuyển lời nói thành văn bản, hiển thị phụ đề, biên dịch cuộc họp từ ngôn ngữ này sang 18 ngôn ngữ khác nhau.

Ngoài ra, Lark Minutes còn cho phép chia sẻ bản ghi để các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng điều chỉnh, bình luận và thả cảm xúc trong bản ghi đó.

Lark Minutes - Tính năng ghi chép mọi thông tin

Lark Docs – Chi tiết và trực quan hóa mọi ý tưởng

Không chỉ là ứng dụng soạn thảo nội dung thông thường, Lark Docs cho phép bạn thể hiện ý tưởng nhanh chóng và trực quan bằng nhiều công cụ được tích hợp trong Lark Docs như hình ảnh, video, bảng biểu, sheets, , flowchart, mindmap,…

Người dùng có thể tự sáng tạo bằng các công cụ có sẵn, hoặc sử dụng kho template được Lark cung cấp sẵn để tiết kiệm thời gian và công sức của bản thân và tổ chức.

Thậm chí, Docs còn cho phép bạn chia sẻ, chỉnh sửa tài liệu và cấp quyền truy cập tới tất cả mọi người trong Lark Messenger chỉ bằng một cú nhấp chuột. Qua đó, bạn có thể trực tiếp theo dõi những người đang xem, điều chỉnh, bình luận tài liệu ngay trên cửa sổ Messenger.

Lark Docs - Chi tiết và trực quan hóa mọi ý tưởng

Thế mạnh đặc trưng của Lark Docs là bạn có thể nhúng mọi loại tài liệu như Word, Excel, PDF, Xmind, Figma,… vào Lark Docs và tất cả tài liệu này đều được hiển thị toàn bộ ngay trong chính file đó.

Lark suite cho phép bạn có thể nhúng mọi loại tài liệu như Word, Excel, PDF, Xmind, Figma

Lark Calendar – “Trợ lý” giúp quản lý lịch trình các phòng ban

Lark Calendar là công cụ lên lịch trình hữu ích cho phép người dùng quản lý thời gian và điều phối công việc hiệu quả ngay trên Lark. Với công cụ này, toàn bộ nhân sự đều có thể nhìn thấy lịch trình của nhau, từ đó giúp họ có thể chủ động sắp xếp công việc để mang lại hiệu suất tối đa nhất.

Lark Calendar - “Trợ lý” giúp quản lý lịch trình các phòng ban

Lark Mail – Gửi email trực tiếp cho đồng nghiệp

Công cụ này phá vỡ mọi rào cản lưu trữ và trao đổi thông tin rời rạc nhờ sự tích hợp với toàn bộ các tính năng khác trong cùng một nền tảng Lark Suite duy nhất.

Lark Mail cho phép bạn tạo một tên miền riêng cho doanh nghiệp, vừa sở hữu những tính năng cơ bản của email. Đặc biệt, Lark Mail cho phép bạn gửi tin nhắn cho cả một nhóm chỉ trong vòng 1 giây mà không phải mất nhiều thời gian để tìm và gửi email tới từng cá nhân.

Thứ tự sắp xếp email trong Lark Mail cũng được bố trí hiệu quả với tính năng Hòm thư thông minh. Các tính năng lọc, gắn nhãn sẽ giúp bạn tổ chức, sắp xếp một Hòm thư khoa học và chỉn chu.

Lark Mail - Gửi email trực tiếp cho đồng nghiệp

Lark Wiki – Kho quản lý và lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp

Việc có một “không gian số” lưu trữ riêng cho các tài liệu của doanh nghiệp (văn hóa, quy định, cách thức làm việc của nhân viên,…) là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, các tài liệu này thường bị doanh nghiệp sắp xếp không khoa học, lẫn với các tài liệu làm việc khác dẫn tới khó khăn trong việc tìm kiếm và phổ cập kiến thức tới nhân viên khi cần thiết.

Lark Wiki - Kho quản lý và lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp

Hiểu được điều này, Lark Wiki đã được tích hợp vào nền tảng Lark với vai trò là kho lưu trữ dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp, cho phép nhà quản lý tạo, sắp xếp và quản lý đa dạng các loại nội dung, thông tin phong phú và chia sẻ tới toàn bộ nhân viên của mình. Nhờ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng phân quyền, kiểm soát tài liệu để đảm bảo tính riêng tư, bảo mật thông tin của từng dự án, bộ phận.

Lark OKR – Theo dõi tiến trình đạt mục tiêu của từng nhân sự

Bằng cách sử dụng hệ thống phân tích dữ liệu Lark OKR, quản lý và nhân viên có thể nắm rõ được tiến trình và kết quả đang đạt được. Điều này giúp họ định rõ cơ hội và rủi ro tiềm ẩn để tối ưu hóa quá trình làm việc và đảm bảo rằng mọi người đang hướng tới các mục tiêu chung của tổ chức.

Lark OKR không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý, mà còn là một công cụ dẫn đường giúp tổ chức tiến xa hơn trong việc quản lý mục tiêu và tối ưu hóa năng suất. Hệ thống Lark OKR không chỉ tối ưu hóa mục tiêu cho cá nhân mà còn tạo nền tảng cho một văn hóa làm việc đoàn kết và chủ động hơn.

Lark OKR - Theo dõi tiến trình đạt mục tiêu của từng nhân sự

Với tính năng tích hợp nhiều ứng dụng và khả năng cộng tác trực tuyến, Lark Suite đã và đang giúp các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân thúc đẩy hiệu suất làm việc, tạo sự minh bạch và tiết kiệm thời gian một cách đáng kể.

» Xem thêm: KPI và OKR: Doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp quản lý nào?

Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ cách sử dụng Lark để đạt được những mục tiêu và thành công trong công việc của mình. Đừng quên truy cập Chuyển Đổi Số để cập nhật kiến thức mới mỗi ngày.

Tag:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *