Chuyển đổi số

Chuyển đổi số – Cánh cửa dẫn lối thành công cho mọi doanh nghiệp

86 Lượt xem

Content Writer

Kim Anh

Chuyển đổi số hiện là mục tiêu được quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là một xu thế tất yếu không thể đảo ngược, đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải có cho mình một chiến lược chuyển đổi số đúng đắn nếu muốn trụ vững trong thị trường đầy biến động như hiện nay.

Vậy chuyển đổi số là gì và tại sao nó được đặc biệt quan tâm đến như vậy? Mời bạn cùng Data Analytics giải mã câu hỏi đó thông qua bài viết dưới đây.

Tổng quan về Chuyển đổi số (Digital Transformation)

Chuyển đổi số là gì?

Trong nhiều năm gần đây, Chính phủ Việt Nam đặc biệt quan tâm đến vấn để chuyển đổi số trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và đã giao cho Bộ Thông tin & Truyền thông xây dựng Đề án Chuyển đổi số quốc gia và trình Đề án cho Thủ tướng ngay trong năm 2019.

Thuật ngữ “chuyển đổi số” (Digital Transformation) bắt đầu xuất hiện và trở nên phổ biến vào thập kỷ cuối của thế kỷ 20 và đầu thế kỷ 21, khi công nghệ số hóa và Internet vạn vật (Internet of Things) bắt đầu thay đổi cách thức doanh nghiệp và tổ chức hoạt động. Đặc biệt sau cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, sự phát triển và sự lan rộng của chuyển đổi số đã trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết.

Khái niệm chuyển đổi số
Khái niệm chuyển đổi số

Nhìn chung, chuyển đổi số là quá trình sử dụng và ứng dụng các công nghệ số hóa để thay đổi, tối ưu hóa và cải thiện các khía cạnh hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp, hay tổ hợp công việc. Mục tiêu của chuyển đổi số là tạo ra sự thay đổi toàn diện trong cách tổ chức hoạt động, cung cấp giá trị tốt hơn cho khách hàng, tăng cường hiệu suất và hiệu quả, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số bao gồm việc sử dụng các công nghệ số hóa như trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn (Big Data), Internet of Things (IoT), máy học và tự động hóa để cải thiện và thay đổi các quy trình kinh doanh, quản lý tài nguyên, tương tác khách hàng, sản xuất và phân phối, và nhiều khía cạnh khác trong một tổ chức.

Định nghĩa trên chỉ mang tính tương đối vì rất khó để có được một khái niệm chính xác và cụ thể về chuyển đổi số, bởi vì quá trình áp dụng chuyển đổi số sẽ có sự khác biệt ở từng lĩnh vực và mô hình kinh doanh khác nhau.

Ví dụ minh họa về chuyển đổi số

Để bạn hình dung rõ hơn, một ví dụ đơn giản về chuyển đổi số là quá trình mà một cửa hàng bán lẻ truyền thống quyết định áp dụng chuyển đổi số để cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh:

Trước chuyển đổi số:

  • Cửa hàng chỉ hoạt động offline, khách hàng phải đến trực tiếp để mua hàng.
  • Quản lý hàng tồn kho và dự báo nhu cầu cần thực hiện thủ công.
  • Khách hàng không có cách thuận tiện để theo dõi lịch sử mua sắm và khuyến mãi.

Sau chuyển đổi số:

  • Cửa hàng mở rộng hoạt động qua kênh trực tuyến, cho phép khách hàng mua sắm từ xa.
  • Hệ thống quản lý tự động cập nhật hàng tồn kho và sử dụng trí tuệ nhân tạo để dự báo nhu cầu mua sắm.
  • Khách hàng có thể theo dõi lịch sử mua sắm, nhận thông báo về khuyến mãi qua ứng dụng di động hoặc email.

Kết quả:

  • Khách hàng có trải nghiệm mua sắm linh hoạt hơn, có thể chọn mua hàng tại cửa hàng hoặc trực tuyến.
  • Quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa.
  • Tăng cường tương tác khách hàng thông qua các kênh trực tuyến, nâng cao sự hài lòng và tạo ra cơ hội bán hàng tăng trưởng.

Ví dụ vừa rồi thể hiện cách chuyển đổi số có thể thay đổi cách mà doanh nghiệp hoạt động và tạo ra giá trị tốt hơn cho khách hàng và tổ chức.

Lợi ích của chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp là một sự thật không thể chối cãi. Để bạn hình dung rõ hơn, dưới đây là một vài ưu điểm vượt trội mà chuyển đổi số mang lại.

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Áp dụng công nghệ số hóa để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm thiểu thời gian và công sức, từ đó tăng hiệu suất và giảm lãng phí ngân sách và nhân công.

Đây chính là lợi ích tối thượng mà chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp, chúng ta đều biết quy trình kinh doanh bao gồm một chuỗi quy trình như quy trình sản xuất, quy trình bán hàng, quy trình quản lý khách hàng,… Do đó nó đòi hỏi một lượng ngân sách và nhân công khổng lồ nếu bạn quản lý và vận hành một cách thủ công.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Chuyển đổi số cho phép tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng thông qua các kênh tương tác trực tuyến, cá nhân hóa dịch vụ và cung cấp hỗ trợ nhanh chóng.

Thu thập và phân tích dữ liệu thông minh: nếu quy trình kinh doanh được chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định dựa trên thông tin thực tế, từ đó cải thiện chiến lược kinh doanh.

Tăng cường cạnh tranh và mở rộng thị trường: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nghiên cứu và phát triển sản phẩm và dịch vụ mới, khám phá thị trường mới và tăng khả năng cạnh tranh trong ngành.

Tối ưu hóa quản lý tài nguyên: Chuyển đổi số giúp quản lý tài nguyên, như nguồn nhân lực và tài sản, một cách hiệu quả hơn và tối ưu hóa sử dụng chúng.

Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích tích cực cho doanh nghiệp
Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích tích cực cho doanh nghiệp

Ví dụ trước đây, việc lưu trữ thông tin khách hàng bằng tài liệu giấy gây khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm thì giờ đây nhờ Big Data và IoT, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lưu trữ khối dữ liệu khổng lồ vào một file máy tính hoặc bằng phần mềm chuyên dụng. Điều này giúp tối ưu hóa quản lý tài nguyên của doanh nghiệp.

Có thể nói, chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động và hiệu suất mà còn mở ra cơ hội mới và tạo giá trị bền vững trong môi trường kinh doanh đầy thách thức.

Tại sao doanh nghiệp phải tham gia chuyển đổi số?

Việc tham gia chuyển đổi số là điều tiên quyết mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện nếu họ muốn trụ vững trên thị trường bởi đó là xu thế không thể đảo ngược. Nếu đứng ngoài, doanh nghiệp sẽ cầm chắc tấm vé thất bại.

Theo Vnexpress về khảo sát năm 2018 của IDC, Chuyển đổi số (Digital Transformation) đang trở thành chiến lược tất yếu tại các doanh nghiệp, tổ chức trong cuộc cách mạng 4.0. Hơn 30% lãnh đạo doanh nghiệp được khảo sát xem chuyển đổi số là vấn đề sống còn, xác nhận hiệu quả trên nhiều khía cạnh như thấu hiểu khách hàng, tăng năng suất lao động, tăng tốc sáng tạo…

Thật không ngoa khi nói chuyển đổi số đang là xu thế toàn cầu khi công ty nghiên cứu McKinsey chỉ ra rằng, vào năm 2025, mức độ tác động của chuyển đổi số tới GDP của nước Mỹ là khoảng 25%, còn ở các nước châu Âu là khoảng 36%.

Các bước thực hiện chuyển đổi số

Về quy trình chuyển đổi số, sẽ không có một mẫu số chung nào cho tất cả doanh nghiệp do tính khác biệt của mô hình vận hành và kinh doanh. Để hoạch định được chiến lược đúng đắn, bạn cần phải nghiên cứu kỹ về doanh nghiệp và xác định mục tiêu rõ ràng, từ đó lập cho mình một lộ trình riêng, phù hợp với hướng đi của doanh nghiệp và tránh lãng phí nguồn tài nguyên.

Dưới đây là 6 bước cơ bản trong hành trình thực hiện chuyển đổi số bạn có thể tham khảo.

Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược

Xác định mục tiêu chuyển đổi: Tăng hiệu suất, cải thiện trải nghiệm khách hàng, tối ưu hóa quy trình kinh doanh, hoặc tối ưu hóa vận hành nội bộ,…

Xây dựng chiến lược: Lập kế hoạch cụ thể về cách triển khai công nghệ và thay đổi tổ chức để đạt được mục tiêu.

Bước 2: Đánh giá cơ sở hạ tầng và công nghệ hiện có

Xem xét cơ sở hạ tầng công nghệ và xác định các hạn chế hoặc cơ hội để áp dụng chuyển đổi số.

Xem xét tài nguyên hiện có: Người, quy trình, dữ liệu và hệ thống, và tìm hiểu cách chúng có thể tương tác với công nghệ mới.

Bước 3: Chọn và triển khai công nghệ phù hợp

Chọn giải pháp công nghệ: Dựa trên chiến lược, lựa chọn các công nghệ như IoT, trí tuệ nhân tạo, cloud computing, và nền tảng phần mềm phù hợp.

Triển khai công nghệ: Cài đặt và tích hợp giải pháp vào quy trình kinh doanh, đồng thời đảm bảo tích hợp với các hệ thống hiện có.

Ví dụ, mục tiêu trước mắt của bạn là tối ưu hóa vận hành nội bộ, nếu như trước kia việc quản lý và giao tiếp trực tiếp giữa các cấp bậc bị rời rạc và thiếu nhất quán thì giờ đây bạn có thể xem xét lựa chọn các phần mềm vận hành nội bộ tích hợp nhiều tính năng như nhắn tin, lên lịch tự động, tạo cuộc họp, quản lý dự án. 

Hiện nay có rất nhiều công ty cung cấp loại phần mềm này nên bạn có thể dễ dàng tham khảo, đơn cử như phần mềm Lark – một “siêu ứng dụng” được nhiều doanh nghiệp và tập đoàn đa quốc gia lựa chọn để vận hành và quản lý dự án nội bộ bởi sự đa năng và chi phí đầu tư hợp lý.

Nền tảng Lark - Ứng dụng All in one
Nền tảng Lark – Ứng dụng All in one

Với 20 tính năng phổ biến nhất từ quản lý tin nhắn, phân công nhiệm vụ, vận hành dự án, tổ chức cuộc họp, công cụ soạn thảo… Lark được xem là giải pháp “All in one” trong việc tối ưu hóa vận hành nội bộ của nhiều mô hình doanh nghiệp hiện nay.

⇒ Xem thêm: Lark là gì? 10 tính năng siêu việt ứng dụng Lark mang lại cho doanh nghiệp

Bước 4: Tích hợp dữ liệu và phân tích:

Tích hợp dữ liệu: Thu thập và kết hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau, bao gồm cả dữ liệu nội bộ và bên ngoài.

Phân tích dữ liệu: Sử dụng các công cụ và phương pháp phân tích để tạo thông tin hữu ích và đưa ra quyết định.

Bước 5: Thay đổi văn hóa tổ chức và đào tạo nhân viên:

Thay đổi văn hóa: Tạo môi trường khuyến khích sự thay đổi, sáng tạo và hợp tác trong tổ chức.

Đào tạo nhân viên: Cung cấp đào tạo về việc sử dụng công nghệ mới và thích nghi với các thay đổi.

Bước 6: Theo dõi và đánh giá:

Đặt các chỉ số hiệu suất: Xác định các chỉ số quan trọng để theo dõi hiệu suất và tiến độ chuyển đổi.

Theo dõi và đánh giá: Liên tục theo dõi, đo lường và đánh giá quá trình chuyển đổi, từ đó điều chỉnh chiến lược và giải pháp.

Công cuộc chuyển đổi số là một hành trình dài và đôi lúc gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các SMEs (doanh nghiệp vừa và nhỏ), nhưng mọi thứ vốn “vạn sự khởi đầu nan”, chỉ cần bạn kiên trì theo lộ trình đã chọn thì chắc chắn sẽ hái được quả ngọt trong tương lai.

Thách thức và cách vượt qua trong chuyển đổi số

Chuyển đổi số là một quá trình phức tạp và có thể đối mặt với nhiều thách thức khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực và quy mô của tổ chức. Dưới đây là một số thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình chuyển đổi số:

Thách thức về văn hóa tổ chức

Vấn đề: Sự thay đổi trong văn hóa tổ chức về cách lãnh đạo hoạt động và quản lý doanh nghiệp để phù hợp với chuyển đổi số có thể gây sự phản đối và khó chấp nhận từ phía nhân viên.

Cách vượt qua: Tạo sự hiểu biết về lý do thay đổi và lợi ích của chuyển đổi, tạo môi trường ủng hộ và thúc đẩy sự tham gia của nhân viên. Lãnh đạo cần thể hiện tấm gương và tham gia tích cực trong quá trình chuyển đổi, thúc đẩy sự tham gia và ủng hộ từ tất cả các cấp bậc.

Thách thức về tài chính

Vấn đề: Chuyển đổi số thường đòi hỏi đầu tư tài chính lớn vào công nghệ và quy trình đào tạo cho nhân viên.

Cách vượt qua: Lập kế hoạch ngân sách chi tiết, xem xét các tùy chọn tài chính như hợp tác đối tác hoặc vay vốn.

Thách thức về an ninh thông tin

Vấn đề: Các giải pháp số hóa luôn có khả năng cao phải đối mặt với nguy cơ bảo mật thông tin và tấn công từ phía ngoài.

Cách vượt qua: Đầu tư vào an ninh thông tin, an ninh mạng và áp dụng mã hóa dữ liệu, kiểm tra và đảm bảo an toàn cho hệ thống.

An ninh mạng là thách thức lớn nhất khi chuyển đổi số
An ninh mạng là thách thức lớn nhất khi chuyển đổi số

Thách thức về thay đổi quy trình

Vấn đề: Chuyển đổi đòi hỏi thay đổi quy trình làm việc, đôi khi gây khó khăn cho nhân viên.

Cách vượt qua: Đảm bảo rằng các quy trình mới được thiết kế một cách rõ ràng và hiệu quả, cung cấp đào tạo cho nhân viên để họ dễ dàng thích nghi.

Thách thức về sự tham gia của nhân viên

Vấn đề: Không phải tất cả nhân viên đều sẵn sàng chấp nhận và sử dụng các giải pháp công nghệ mới.

Cách vượt qua: Đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ và có thời gian thích nghi với công nghệ mới, thường xuyên tương tác và lắng nghe phản hồi từ họ.

Thách thức về tích hợp hệ thống

Vấn đề: Tích hợp giữa các giải pháp công nghệ mới và hệ thống cũ có thể gặp khó khăn trong việc chuyển đổi.

Cách vượt qua: Đảm bảo rằng quá trình tích hợp được thiết kế và kiểm tra kỹ lưỡng, có sự hỗ trợ kỹ thuật từ các chuyên gia.

Nhìn chung thì tất cả những thách thức này có thể vượt qua thông qua lập kế hoạch cẩn thận, sự cam kết từ tất cả các bên liên quan và quản lý hiệu quả quá trình chuyển đổi.

Thực trạng chuyển đổi số tại các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

Ở thời điểm hiện tại, chuyển đổi số đã trở thành một thực tế bắt buộc các doanh nghiệp phải tham gia để có thể phát triển và tránh tụt hậu. Điều này thể hiện thông qua thực tế ngày càng có nhiều doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số và coi trọng giá trị của của dữ liệu doanh nghiệp.

Tường thuật từ Tạp chí Cộng sản về kết quả khảo sát “Thực trạng chuyển đổi số trong doanh nghiệp trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19” do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) thực hiện năm 2020, khảo sát trên 400 doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu nhận thức và ứng dụng các công nghệ số vào các khâu như quản trị nội bộ, mua hàng, logistics, sản xuất, marketing, bán hàng và thanh toán.

Khi đại dịch COVID-19 lan rộng, dẫn tới những hạn chế tiếp xúc và việc phải thực hiện các biện pháp giãn cách xã hội đã buộc các doanh nghiệp phải ứng dụng nhiều hơn các công nghệ số trong hoạt động của mình, nhất là trong quản trị nội bộ, thanh toán điện tử, marketing trực tuyến. Trong một thời gian ngắn, tỷ lệ các doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ số tăng nhanh so với trước đây, cụ thể như trong việc quản lý nhân sự từ xa, hội nghị trực tuyến, học trực tuyến, phê duyệt nội bộ…

Tình hình chuyển đổi số tại Việt Nam
Tình hình chuyển đổi số tại Việt Nam

Đồng thời, khảo sát trên cho thấy kỳ vọng lớn của đại bộ phận doanh nghiệp Việt Nam đối với quá trình chuyển đổi số. Có tới 98% số doanh nghiệp kỳ vọng có sự thay đổi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh khi thực hiện chuyển đổi số, trong đó lớn nhất là khả năng giúp giảm chi phí (chiếm tỷ lệ hơn 71%), giúp doanh nghiệp hạn chế giấy tờ (61,4%) đưa thêm giá trị gia tăng vào trong sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ (45,3%).

Tổng thể, tình hình chuyển đổi số tại Việt Nam đang chứng kiến những phát triển tích cực, tạo ra cơ hội và thách thức đồng thời. Việc thúc đẩy và hỗ trợ chuyển đổi số sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sức cạnh tranh và sự phát triển bền vững của nền kinh tế Việt Nam.

Lời kết

Cuộc hành trình vạn dặm nào cũng phải bắt đầu bằng những bước chân nhỏ bé đầu tiên, có thể mọi thứ sẽ mới mẻ và khó khăn lúc mới bắt đầu nhưng chỉ cần bạn có lòng kiên định và chiến lược chuyển đổi số phù hợp thì Data Analytics tin rằng quả ngọt sẽ nhanh chóng tìm đến bạn.

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn một bức tranh tổng thể về hành trình chuyển đổi số và tầm quan trọng của nó đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Hãy thường xuyên theo dõi website Data Analytics để cập nhật thêm kiến thức bổ ích về Thị trường và Chuyển đổi số Doanh nghiệp nhé!

Tag:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *